word中的邮件合并怎么做
作为一名财务人员,笔者负责单位往来账项的询证工作。查阅凭证、合同台账和合同原件,笔者费了九牛二虎之力,总算把本单位与百余家公司的往来账项搞清楚了,并编辑成了一张Excel表格,接下来就要根据这些数据编制百余份询证函。难道还要笔者再费力地重复劳动吗?不,我们自有办法。 技术看点:邮件合并功能。 一、制作明细表 首先按照图1的格式制作“往来账项明细表。xls”。笔者使用Office 2003,在其他版本的Office中操作略有不同,请朋友们注意。 二、询证函的格式 为了叙述清楚,我们假设询证函的格式如图2所示(实际的询证函长达3页,编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容),该文件名称为“询证函。 doc”。在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表。xls”,即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。 三、进行“邮件合并” 1。启动Word,打开“询证函。doc”,执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令,打开“邮件合并”任务窗格。 2。 选择“信函”项,单击“下一步”;选择“使用当前文档”项,单击“下一步?选取收件人”;选择“使用现有列表”项,单击“下一步?撰写信函”。 3。进入“选取数据源”对话框,在“文件类型”框中选择“Excel文件”,然后在文件列表框中,双击“往来账项明细表。 xls”。 4。在“选择表格”对话框中,单击所需要的工作表,勾选“数据首行包含列标题”复选框,单击“确定”按钮。 5。在“邮件合并收件人”对话框中,对数据进行编辑后,单击“确定”按钮。 6。执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令,打开“邮件合并”工具栏。 单击“询证函。doc”文档中的①处,然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮,进入“插入合并域”窗口;选择“数据库域”,然后在“域”栏中单击“顺序号”,依次单击“插入”和“关闭”按钮。 同理,将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。 至此,“询证函。doc”文档显示如图3所示。文档中书名号及里面的部分就对应着“往来账项明细表。xls”文件的相关项目。 四、完成“邮件合并” 在“邮件合并”任务窗格中,单击“下一步?撰写信函”,然后单击“下一步? 预览信函”,再单击“下一步? 完成合并”,至此邮件合并完成。 想看看合并后的结果吗?在“邮件合并”窗格中单击“编辑个人信函”,此时Word将弹出“合并到新文档”对话框,选择“全部”,点击“确定”按钮后就可以看到合并后的信函文档了。 编后:上例使用Word的“邮件合并”功能把Word文档和Excel二维表格完美地合并到一处,实现了数据的批量处理,有效减轻了工作量。 在财务工作中经常遇到类似情况,朋友们不妨一试。
word里面邮件怎么做
用word里的邮件合并功能
2007在邮件--开始邮件合并--邮件合并分步向导里
下面是我搜索的邮件合并帮助
一、创建通知单文档
按常规方法在Word中创建成绩通知单文档,表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的行空着不填;做好页面设置(如用A4纸),最后在文档末尾加上4~5个空行(空行数量视需要而定,后面有用)。
二、选取Excel数据文件
在Word中,单击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”,在弹出的向导中选择“信函”,按“下一步”;选择“使用当前文档”,按“下一步”;选择“使用现有列表”,按“下一步”,即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了,所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它,然后按照提示步骤操作即可。
三、插入域
回到主文档中,在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入域。具体步骤是:单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮,弹出“插入合并域”对话框,所有可用的域都一目了然,然后在表格中一一对应地插入这些域即可。
四、合并到新文档
接着,单击工具栏上的“合并到新文档”按钮,在弹出的对话框中选择“全部”,再按“确定”,生成一个新文档。在这个文档中,每个学生成绩通知单单独一页(A4纸),最后一个符号是“分节符”。
五、格式调整
为了提高处理速度,减少纸张损耗,可以把成绩通知单设计成小条样式,使得在A4纸上可打印3~4个学生的成绩通知单。按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框,单击“查找内容”编辑框,然后单击“特殊字符”按钮,从中选择“分节符”,“替换为”编辑框不填写,然后单击“全部替换”,则原文档中的所有“分节符”就全部“灰飞烟灭”了。这样,所有的成绩单便连贯起来,一页可容纳3~4张通知单,中间以空行分隔开(现在知道第一步中在文档末尾加入空行的作用了吧)。
具体例图请看参考资料:参考资料:http://yanxizx.blog.163.com/blog/static/2701315220084269125937/
对我有帮助
23回答时间:2009-2-22 23:01 | 我来评论 | 检举
向TA求助 回答者: dp175h | 八级
怎样更改WORD文件的页码
把你合并以后得到的文档转换到“普通”视图(“视图”/“普通”),看一下,是不是每一条合并的记录之间都有一个“分节符下一页”? 因为有分节符所以设置的页眉会有lz所说的问题。 建议解决方法思路:将全文中的“分节符”提换成“分页符”(分页符只有分页功能,不具备分节的功能,所以不会影响到页眉页脚)。 解决方法: 1。“编辑”/“替换”:单击“高级”选项卡,展开对话框。 2。光标定位在“查找”框中,单击“特殊字符”按钮,选择“分节符” 3。光标定位在“替换”框中,单击“特殊字符”按钮,选择“手动分页符” 4。“全部替换” 完成替换后转换到“页面”视图,看上去没有什么变化,但是此时设置页眉页脚就没有问题了。
在word2003里怎么使用邮件合并制作 套用信函
Office 2003中操作:
以制作学生成绩通知单为例。
通知单上可变的是学生姓名、学生成绩。所以合并进来的数据就是姓名、成绩。
在Excel 中制作学生成绩数据表并保存。
在Word中制作合并数据用的“成绩通知单”文档(标题、学生姓名位置、正文内容、成绩表格——2行,列数由实际情况决定),设置文档页面,保存。
在当前Word文档中执行“工具/信函与邮件/邮件合并”命令,打开“邮件合并”对话框(在窗口右侧)。
1.选中“信函”单击“下一步”;
2.选中“使用当前文档”单击“下一步”;
3.选中“使用现有列表”单击“浏览”,找到数据表后单击“打开”,单击“下一步”;
4.将光标定位于要合并数据的位置,单击“其他项目”,把“插入合并域”中的项目选定后单击“插入/关闭”;
5.重复邮件合并窗口中的第5步,完成所有合并域的插入后,单击“下一步”;
6.进行插入合并域的数字格式化,单击“预览信函”中的按钮即可浏览合并效果,再单击“下一步:完成合并”就可以进行打印;
7.打印可以全部打印也可以指定打印,根据实际情况在“合并到打印机”进行设置。
试试看,在实际操作中可以调节。
转载请注明出处51数据库 » word怎么制作邮件