一、如何用word合并发送邮件
一、创建收件人列表 假设包含信件内容的主文档已经准备好,现在打开它。
选择“工具/邮件合并”,出现“邮件合并帮助器”窗口,单击“创建”,选择“套用信函”,在下一个对话框中选择“活动窗口”。 现在又回到了“邮件合并帮助器” 窗口。
单击“获取数据”按钮,再选择“创建数据源”以定义收件人信息。在“创建数据源”对话框中系统已经自动创建了许多域,我们还可以删除和添加域。
完成域名定义后,单击“确定”,输入该收件人列表的文件名,选择“保存”。 回到“邮件合并帮助器”窗口后,单击“编辑数据源”,在对话框中输入第一个收件人的各项数据。
单击“新增”接着输入下一个收件人信息,重复上述过程直至输入所有收件人的信息。 二、插入合并域 返回主文档界面之后,接下来的任务是将合并域(例如姓名或称呼等)插入到主文档的合适位置。
将插入光标移到域内容应当出现的位置,单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”,在下拉列表框选择合适的域,比如当光标所在的位置应当是你对收件人的称呼时,就选择域“称呼”。重复上述过程直至加入了所有的域。
如果要查看合并后的效果,单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮,此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的邮件文本,利用“上一记录”、“下一记录”按钮可以改变所合并的收件人记录。如果要作修改,单击“查看合并数据”按钮,修改间隔或位置,然后再检查合并后的效果。
三、执行合并操作 编辑好待合并的主文档后,选择“工具/邮件合并”,打开“邮件合并帮助器”对话框。 选择“合并”,从“合并到”列表框选择“新建文档”,选中“数据域为空时,不打印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在最终文档中,最后单击“合并”按钮就可以合并主文档和收件人列表。
合并结果将出现在屏幕上,写给各个收件人的邮件依次排列,此时最好再检查一下,然后打印或保存合并后的文档。 以后要再次执行合并时,只需打开主文档,然后选择“工具/邮件合并”,单击“合并”就可以了。
在退出Word时,会提示保存收件人列表文档,选择“是”,否则将丢失这个收件人列表数据。 四、利用Outlook的联系人信息 如果收件人信息已经在Outlook联系人列表中,把这些联系人信息拷贝到一个新的联系人文件夹就可以作为Word邮件合并中的收件人列表。
方法是,在Outlook中,选择“文件/新建/文件夹”为联系人列表创建一个新的文件夹,在“名称”框中输入新文件夹的名字(例如“客户联系”),从“文件夹包含”列表选择“联系人项”,然后选择一个文件夹的位置并单击“确定”,如果系统提示是否要建立工具条快捷方式,选择“否”。(除非你认为确实有必要。)
现在就可以把Outlook联系人列表中的数据拷贝到这个新的文件夹,步骤为:打开源文件夹,按住CTRL键选中多个联系人信息,保持CTRL键按下状态,将选中内容拖到目标文件夹“客户联系”。 要将这个新的文件夹设置为邮件地址簿,右击文件夹名字,选择“属性”,再选择“Outlook通讯簿”,选中“将该文件夹显示为电子邮件通讯簿”,单击“应用”,最后单击“确认”。
到此为止,Outlook中的收件人列表已经创建完毕。 在Word中打开主文档。
打开“邮件合并帮助器”,从对话框中选择“获取数据/使用通讯簿”,选择“客户联系”文件夹并单击“确定”。接下来,就可以按照前面介绍的方法插入合并域、执行合并操作了。
应当注意的是,在指定“客户联系”文件夹作为邮件合并操作的收件人数据来源之后,如果以后在“客户联系”文件夹中增加或改动了联系人信息,这些改动并不会自动反映在合并操作中。为解决这个问题,可以在Word中选择“工具/邮件合并”,单击“获取数据”,按照前面介绍的步骤再次定义数据的来源,此时,Word将重新读取文件夹的内容,新增加或改动的内容就会反映在后继的邮件合并操作中。
五、生成电子邮件 将邮件合并结果发送到Outlook中成为电子邮件。在“邮件合并帮助器”对话框中选择“合并”,从“合并到”列表中选择“电子邮件”。
单击“设置”,在“含邮件/传真地址的数据域”中选择“电子邮件”。 在“邮件消息主题行”中,输入电子邮件的主题。
有必要的话,选中“以附件形式发送文档”。 返回“合并”对话框,单击“合并”就可以了。
新生成的邮件放在Outlook的发件箱。在发出邮件之前,最好能随机检查一些邮件,以验证合并效果。
六、其他 如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源,当数据源中的收件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时,可以使用查询限定目标收件人。方法是:在打开主文档后,选择“工具/邮件合并”菜单,单击“查询选项”按钮。
在“查询选项”对话框中选择查询域及其条件。如果指定多行查询条件,各行之间根据实际情况用“与”或者“或”连接。
以后执行合并操作时,数据源中只有那些符合指定条件的数据才参与合并。 Word也可以从Excel读取收件人信息。
方法是:在“邮件合并帮助器”对话框中先选择“获取数据”,再选择“打。
二、word中邮件合并是怎么弄得
操作方法:
邮件合并功能 使用“邮件合并”功能,可以使用同样格式的文档发送批量的信件。 首先把信件发送的地址单独建立一个数据文件,设置好要发送的信件的样子,把开始的称呼等有变化的地方先空出来;然后打开“工具”菜单,单击“邮件合并”命令,打开“邮件合并帮助器”对话框,共有三步要走: 第一步,创建主文档:单击“创建”按钮,从打开的菜单中选择“套用信函”命令,弹出一个对话框,选择活动窗口或再新建一个主文档,这里邮件主文档已经建立好了,单击“活动窗口”按钮。
单击“获取数据”按钮,从弹出的菜单中选择“打开数据源”命令,从弹出的对话框中选择以前建立好的地址簿,单击“打开”按钮,将其作为数据源引入进来。 单击“编辑主文档”按钮,回到主文档的编辑状态,现在界面中就多了一个“邮件合并”工具栏,把光标定位在要插入名称的地方,单击工具栏上的“插入合并域”按钮,从下拉菜单中选择“姓名”项,然后单击“查看合并数据”按钮,我们看现在的内容就符合要求了,单击“合并至新文档”按钮,Word自动新建一个文档存放我们建立好的信件,就可以把它打印出来了。
使用邮件合并功能合并为不同类型的文档:使用邮件合并功能不仅可以建立信函,还可以直接建立信封,邮件标签、分类等;单击“邮件合并帮助器”对话框的“创建”按钮,从弹出的菜单中选择相应的命令就可以了;如果想取消主文档的设置,就从这个菜单中选择“还原为普通WORD文档”命令。
在Word中发送电子邮件方法很简单,打开“文件”菜单,选择“发送”项,单击“邮件收件人(以附件形式)”命令就,会出现新邮件的编辑窗口填,好相应的条目,就可以发送电子邮件了。
合并为电子邮件:在主文档中单击“邮件合并”工具栏上的“合并选项”按钮,可以打开“合并选项”对话框,从“合并到”下拉列表框中选择“电子邮件”,单击“设置”按钮,打开“合并设置”对话框,从“含邮件/传真地址的数据域”下拉列表框中选择电子邮件地址所在的域,单击“确定”按钮,回到“合并”对话框,单击“合并”按钮,就可以使用Outlook把当前的文档作为电子邮件发送出去了。
三、如何用word合并发送邮件
一、创建收件人列表 假设包含信件内容的主文档已经准备好,现在打开它。
选择“工具/邮件合并”,出现“邮件合并帮助器”窗口,单击“创建”,选择“套用信函”,在下一个对话框中选择“活动窗口”。 现在又回到了“邮件合并帮助器” 窗口。
单击“获取数据”按钮,再选择“创建数据源”以定义收件人信息。在“创建数据源”对话框中系统已经自动创建了许多域,我们还可以删除和添加域。
完成域名定义后,单击“确定”,输入该收件人列表的文件名,选择“保存”。 回到“邮件合并帮助器”窗口后,单击“编辑数据源”,在对话框中输入第一个收件人的各项数据。
单击“新增”接着输入下一个收件人信息,重复上述过程直至输入所有收件人的信息。 二、插入合并域 返回主文档界面之后,接下来的任务是将合并域(例如姓名或称呼等)插入到主文档的合适位置。
将插入光标移到域内容应当出现的位置,单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”,在下拉列表框选择合适的域,比如当光标所在的位置应当是你对收件人的称呼时,就选择域“称呼”。重复上述过程直至加入了所有的域。
如果要查看合并后的效果,单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮,此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的邮件文本,利用“上一记录”、“下一记录”按钮可以改变所合并的收件人记录。如果要作修改,单击“查看合并数据”按钮,修改间隔或位置,然后再检查合并后的效果。
三、执行合并操作 编辑好待合并的主文档后,选择“工具/邮件合并”,打开“邮件合并帮助器”对话框。 选择“合并”,从“合并到”列表框选择“新建文档”,选中“数据域为空时,不打印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在最终文档中,最后单击“合并”按钮就可以合并主文档和收件人列表。
合并结果将出现在屏幕上,写给各个收件人的邮件依次排列,此时最好再检查一下,然后打印或保存合并后的文档。 以后要再次执行合并时,只需打开主文档,然后选择“工具/邮件合并”,单击“合并”就可以了。
在退出Word时,会提示保存收件人列表文档,选择“是”,否则将丢失这个收件人列表数据。 四、利用Outlook的联系人信息 如果收件人信息已经在Outlook联系人列表中,把这些联系人信息拷贝到一个新的联系人文件夹就可以作为Word邮件合并中的收件人列表。
方法是,在Outlook中,选择“文件/新建/文件夹”为联系人列表创建一个新的文件夹,在“名称”框中输入新文件夹的名字(例如“客户联系”),从“文件夹包含”列表选择“联系人项”,然后选择一个文件夹的位置并单击“确定”,如果系统提示是否要建立工具条快捷方式,选择“否”。(除非你认为确实有必要。)
现在就可以把Outlook联系人列表中的数据拷贝到这个新的文件夹,步骤为:打开源文件夹,按住CTRL键选中多个联系人信息,保持CTRL键按下状态,将选中内容拖到目标文件夹“客户联系”。 要将这个新的文件夹设置为邮件地址簿,右击文件夹名字,选择“属性”,再选择“Outlook通讯簿”,选中“将该文件夹显示为电子邮件通讯簿”,单击“应用”,最后单击“确认”。
到此为止,Outlook中的收件人列表已经创建完毕。 在Word中打开主文档。
打开“邮件合并帮助器”,从对话框中选择“获取数据/使用通讯簿”,选择“客户联系”文件夹并单击“确定”。接下来,就可以按照前面介绍的方法插入合并域、执行合并操作了。
应当注意的是,在指定“客户联系”文件夹作为邮件合并操作的收件人数据来源之后,如果以后在“客户联系”文件夹中增加或改动了联系人信息,这些改动并不会自动反映在合并操作中。为解决这个问题,可以在Word中选择“工具/邮件合并”,单击“获取数据”,按照前面介绍的步骤再次定义数据的来源,此时,Word将重新读取文件夹的内容,新增加或改动的内容就会反映在后继的邮件合并操作中。
五、生成电子邮件 将邮件合并结果发送到Outlook中成为电子邮件。在“邮件合并帮助器”对话框中选择“合并”,从“合并到”列表中选择“电子邮件”。
单击“设置”,在“含邮件/传真地址的数据域”中选择“电子邮件”。 在“邮件消息主题行”中,输入电子邮件的主题。
有必要的话,选中“以附件形式发送文档”。 返回“合并”对话框,单击“合并”就可以了。
新生成的邮件放在Outlook的发件箱。在发出邮件之前,最好能随机检查一些邮件,以验证合并效果。
六、其他 如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源,当数据源中的收件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时,可以使用查询限定目标收件人。方法是:在打开主文档后,选择“工具/邮件合并”菜单,单击“查询选项”按钮。
在“查询选项”对话框中选择查询域及其条件。如果指定多行查询条件,各行之间根据实际情况用“与”或者“或”连接。
以后执行合并操作时,数据源中只有那些符合指定条件的数据才参与合并。 Word也可以从Excel读取收件人信息。
方法是:在“邮件合并帮助器”对话框中先选择“获取数据”,再选择“打开数据源”,在“打开数。
四、word中邮件合并功能怎么发邮件
1、首先在EXCEL里做出以”购书人姓名、书号、书名、单价、编号”为行标题的工作表,下面输入具体内容(假定5行),保存,关闭。
2、在排版好的WORD文档里,工具-信函与邮件-选‘邮件合并’和‘显示邮件合并工具栏’-信函-下一步-使用当前模板-下一步选取收件人-浏览-选择刚保存的EXCEL文件-打开-确定-全选-确定。
3、光标插入在“购书人姓名:”右边,点邮件合并工具栏上的‘插入合并域“按钮-插入合并域对话框中的域里选’购书人姓名‘-点插入-关闭,即在此位置插入《购书人姓名》;
4、依3步骤在相应位置依次插入《书号》、《书名》、《单价》、《编号》,点合并工具栏上的查看合并域数据,可查看插入的内容;
5、点插入合并域对话框右边的合并到打印机或合并到新文档,若合并到打印机,即自动打印出5页不同的通知单,若合并到新文档,则自动生成一个5页的新文档。
五、怎样使用word2007的邮件合并功能发送邮件
使用邮件合并功能发送邮件的步骤如下: 步骤一:设置电子邮件主文档 步骤二:启动 Word。
步骤三:在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件合并”。 步骤四:单击“电子邮件”。
步骤五:将电子邮件文档连接到地址列表 步骤六:要将信息合并到电子邮件主文档中,必须将文档连接到地址列表,它也称为数据源或数据文件。如果还没有数据文件,则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。
步骤七:选择数据文件 步骤八:在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,单击“选择收件人”,在下拉菜单中选择“从outlook联系人中选择。.." 步骤九:会弹出outlook的联系人文件夹信息, 如下图显示我的联系人总数为1300个。
步骤十:点击”确定“后,会弹出所有的联系人列表: 步骤十一:调整收件人列表或项列表 步骤十二:要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集,必须学会活用”筛选“功能: 步骤十三:筛选记录 如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录,这种方法十分有用。筛选列表后,可以使用复选框包含和排除记录。
要筛选记录,请执行下列操作: 1)在“调整收件人列表”下,单击“筛选”。 2)在“筛选和排序”对话框的“筛选记录”选项卡上,选择要用于筛选的条件。
例如,如果要只为将公司名称中包含厦门的地址生成电子邮件,则可在“域”列表中单击“公司”,在“比较”列表中单击“包含”,然后在“比较对象”列表中单击“厦门”即可。 3)要进一步调整筛选,可单击“与”或“或”,并选择更多条件。
例如,要只为担任经理职务的朋友发送电子邮件,则可筛选“公司”域包含“厦门”并且“职务”域包含“经理”的记录。如下图所示: 步骤十四:将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中 步骤十五:将电子邮件主文档连接到地址列表后,即可开始键入邮件的文本并添加占位符,这些占位符指明在每封邮件内显示唯一信息的位置。
步骤十六:占位符(如地址和问候语)称为“邮件合并”域。Word 中的域与所选数据文件中的列标题对应。
步骤十七:通过在电子邮件主文档中放置域,即表示您想让特定类别的信息(如姓名或地址)在该位置显示。 步骤十八:您可将数据文件中的任何列标题作为域添加到电子邮件主文档中。
这为您设计电子邮件提供了灵活性。例如: 步骤十九:假定您要给每位朋友寄送抬头为其独特的尊称,则可以在邮件的称呼栏插入“昵称”域;(当然前提是在建立人脉资料库时这个字段针对每个人都填入个性化的昵称) 步骤二十:预览并完成合并 步骤二十一:在电子邮件主文档中添加域后,即可开始预览合并结果。
如果对预览满意,则可完成合并。 步骤二十二:要进行预览,请在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中执行以下任一操作: 步骤二十三:单击“预览结果”。
步骤二十四:使用“预览结果”组中的“下一记录”和“上一记录”按钮逐页查看每封电子邮件。 步骤二十五:通过单击“查找收件人”来预览某个特定文档。
步骤二十六:完成合并发送电子邮件 1)在“邮件”选项卡上,单击“完成并合并”,然后单击“发送电子邮件”。 2)在“收件人”框中,选择用于存储收件人电子邮件地址的域的名称。
3)在“主题行”框中,键入邮件的主题行,比如,我写的是"道别!from:旅程无限" 4)在“邮件格式”框中,单击“HTML”或“纯文本”,将文档作为电子邮件正文发送,或单击“附件”,将文档作为附件发送。 步骤二十七:至此,用word2007的邮件合并功能发送个性化邮件即大功告成。
六、怎样使用word2007的邮件合并功能发送邮件
我们在工作中经常会遇到批量打印信函的问题,比如:学期结束每个学校要给家长发一份“成绩通知书”;某学术团体开一次学术交流会,要邀请有关单位及专家学者参加会议,需要给每个单位和每个专家学者发一封“邀请函”;某单位召开一次表彰大会,要给每个受表彰的人员发一个“荣誉证书”;。
。等等,在实际工作中经常会遇到类似的问题,对于这样的事情,他们有一个共同的特点就是每个文档中大部分内容都是相同的,有一小部分发生变化。
如果我们一个一个文档进行编辑打印,那么很费时费力,如果我们使用Word2007中的“邮件合并”功能来编辑打印这些文档,就非常方便。下面以制作《成绩通知书》为例来谈谈怎样使用Word2007的“邮件合并”功能实现信函的批量打印。
实现Word2007的邮件合并必须完成三项工作:一、建立数据源;二、建立主文档;三、邮件合并(即主文档与数据源的连接。 一、建立数据源: 一般用excel来建立数据源比较方便(在excel工作表中不能有表标题)。
七、word中的邮件合并是怎么回事
“邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。
1. 用一页纸打印多个邮件
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”, 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用Word的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内输入“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。
2. 一次合并出内容不同的邮件
有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中“插入Word域”,选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”,在出现的对话框中填入,单击“确定”按钮。
有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。
3. 共享各种数据源
邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外,可以利用的数据非常多,像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。
4. 筛选与排序
用邮件合并帮助器中的“查询选项”,可以筛选记录有选择地进行合并,也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们,可以提高你的办公效率。
八、Word怎么邮件合并到电子邮件
在“完成”分组中单击“完成并合并”按钮,并在打开的菜单中选择“发送电子邮件”命令。
选择“发送电子邮件”命令第2步,在打开的“合并到电子邮件”对话框中,单击“收件人”下拉三角按钮,选择与邮件地址对应的字段名称(默认字段为“电子邮件地址”);在“主题行” 编辑框中输入邮件主题,邮件格式选择默认的Html格式。在“发送记录”区域选择“全部”或用户自定义发送范围,并单击“确定”按钮。
“合并到电子邮件”对话框第3步,打开电子邮件发送程序(本例使用Outlook),并自动发送邮件。
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