1.word中“邮件合并”具体操作步骤
1、准备excel文件。
2、打开一份word的模板。 3、然后点击Word工具栏中的邮件-选择收件人-使用现有列表。
4、选择现有列表后,选择Excel表格,点击打开。 5、打开表格后,选择打开个人信息所在的工作表。
6、打开后,把光标定位到要插入名字的地方,然后点击插入合并域,选择姓名。 7、同样的把学院和专业都重复姓名步骤,插入信息。
8、插入信息之后,点击完成并合并-编辑单个文档。 9、然后选择全部,点击确定。
10、点击确定后,邮件合并就完成了。 。
2.怎么使用Word与Excel组合打印信封
1、准备阶段 (1)新建一Excel文件“新生名单”,将新生名单的各项信息导入或直接输入,如:邮政编码、通讯地址、姓名等。
(2)新建一Word文件“信封”,调用菜单“工具→信函与邮件→中文信封向导”,打开“信封制作向导”对话框(没有此功能需用Office XP源盘来安装),根据向导提示设计一个信封,设置好字体、字号。 2、调用数据 (1)在“信封”文件中,调用菜单“视图→邮件合并”,显示邮件合并工具栏,点击[打开数据源]工具按钮,按提示选择新建的Excel文件“新生名单”,选择sheet1。
(2)选择“000000”(代表邮政编码),点击邮件合并工具栏[插入域]按钮,在对话框中选择插入“邮政编码”,“000000”被“《邮政编码》”所代替。 然后进行同样操作,替换“地址”、“姓名”。
(3)点击邮件合并工具栏[查看合并数据图标]按钮,会显示“新生名单”中的学生数据。 3、打印信封 点击邮件合并工具栏中的[合并到打印机],同时对对话框进行设置,最后打印出信封。
3.如何使用word中的合并邮件功能
邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发。
邮件合并进程涉及到三个文档:主文档、数据源和合并文档。要完成基本邮件合并进程,您必须按照下列步骤操作: ??打开或创建一个主文档。
主文档:在 Word 2003 的邮件合并操作中,该文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形,例如套用信函中的寄信人地址或称呼。 ??使用独特的收件人信息打开或创建数据源。
数据源:该文件包含要合并到文档中的信息。例如,您要在邮件合并中使用的名称和地址的列表。
您必须首先连接到数据源,然后才能使用该文件中的信息完成邮件合并进程。 ??在主文档中可以添加或自定义合并域。
合并域:它是您在主文档中插入的占位符。例如,插入“城市”合并域可以让 Word 2003 插入存储在“城市”数据字段中的城市名称,例如“巴黎”。
??在主文档中合并来自数据源的数据可创建一个新的合并文档。 合并文档:它是您将邮件合并主文档与您的地址列表合并后得到的结果文档。
结果文档可以是打印结果文档或包含合并结果的新的 Word 2003 文档。 Word 2003 使用向导来指导您完成所有步骤,从而使邮件合并变得容易。
如果您不想使用该向导,可以使用“邮件合并”工具栏。不管使用哪种方式,结果都是数据源中的每行(或记录)都产生一个独特的套用信函、邮件标签、信封或目录项。
您还可以使用邮件合并来创建将域映射到数据(而不只是邮件或目录)的任何类型的文档。例如,如果您的录像带集合在电子表格中列出,您可以使用“标签”选项来创建录像带标签。
4.Word中简述邮件合并的步骤
1、用户信息的准备。
首先,需要利用Excel将制作名片所需要的信息以二维表格的形式全部输入其中。如图所示的原始用户信息统计表; 2、创建一个新Word文档,然后设计名片的版面,其中一种效果如图; 3、切换至“邮件”功能区,点击“开始邮件合并”下拉列表,从中选择“信函”项; 4、点击“选择收件人”下拉列表,从中选择“使用现有列表”项; 5、选择之前创建的用户信息表导入,并在弹出的窗口中选择数据所在“工作表”,并点击“确定”按钮; 6、然后选中要替换的词或将光标放置在放置信息的位置,点击“插入合并域”按钮,并从中选择相关的标题进行替换或插入; 7、接下来就是图片部分的插入操作:删除图片,将光标放置在图片位置,切换至“插入”功能区,点击“文档部件”下拉列表,从中选择“域”项; 8、在打开的“域”窗口中,选择“IncludePicture”项,勾选“水平大小”和“垂直大小”项,点击“确定”按钮; 9、按键盘上的“Alt+F9”进入域代码模式,然后在“IncludePicture”后面输入双引号,然后点击“插入合并域”->“照片”项。
最后再次按“Alt+F9”返回正常模式; 10、最后点击“完成并合并”->“编辑单个文档”项,并在弹出的窗口中选择“全部”并点击“确定”即可完成批量名片制作过程。 扩展资料: 邮件合并:在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 。
应用领域: 1、批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。 2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。
3、批量打印请柬:同上2。 4、批量打印工资条:从电子表格调用数据。
5、批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。 6、批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。
[ 7、批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。 8、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。
总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来! 参考资料:邮件合并——百度百科。
5.word2003中如何具体使用邮件合并功能
具体方法如下: 第一步:单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”,任务窗格·“邮件合并”,见下图: 第二步:在“选择文档类型选项区”中选定“信函”,然后单击“下一步:正在启动文档”,显示如下图: 第三步:在“选择开始文档”选项区,见下图: 选定“使用当前文档”,然后单击“下一步:选取收件人”,然后单击“创建”。
显示类似图5。 第四步:在图5上单击“自定义”,出现下面所示的“自定义地址列表”对话框,在上面修改、删除、添加字段名,然后单击“确定”,显示图4。
第五步:在“新建地址列表”对话框,键入所需信息(记录)后,单击“关闭”,打开右图(图6)所示的“保存通讯录”对话框。 第六步:在“保存通讯录对话框”上,选定路径及文件名后,单击“保存”。
第七步:单击“邮件合并收件人”对话框(图7)上,“确定”,如下图。 第八步:在图8上,单击“下一步:撰写信函”。
第九步:在Word中撰写好信函,如下图所示: 第十步:将光标移至在需要插入处,单击上图“撰写信函”选项区中的“其他项目”。 第十一步:在“插入合并域”对话框(图11)上,选定需要插入的域名后,单击“插入”。
提示:每次只能插入一个域。 第十二步:单击图12上,“下一步:预览信函”。
第十三步:在图13上,单击“收件人”区域的按钮,可以逐个(在文档中)预览。如无问题,单击“下一步:完成合并”。
第十四步:在“合并到新文档”对话框(图14)上,选定保存的范围,如“全部”后,单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成(见下图)。
提示:第四步至第七步的工作,是创建一个Access数据库文件,其中,包含一张名为:“Office_Address_List”的表,表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步,是将该表中的字段域插入文档。
生成(打印)邮件时,从该表中调用相应的数据。
6.请问WORD里的邮件合并功能怎么使用
Word之邮件合并基础教程一、基本概念和功能 “邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。
具体地说,就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率。“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。
二、适用范围需要制作的数量比较大且文档内容可分为固定不变的部分和变化的部分(比如打印信封,寄信人信息是固定不变的,而收信人信息是变化的部分),变化的内容来自数据表中含有标题行的数据记录表。三、基本的合并过程 邮件合并的基本过程包括三个步骤,只要理解了这些过程,就可以得心应手地利用邮件合并来完成批量作业。
1、建立主文档主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分,如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样,在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。
唯一不同的是,如果你正在为邮件合并创建一个主文档,你可能需要花点心思考虑一下,这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合,满足你的要求(最基本的一点,就是在合适的位置留下数据填充的空间);另一方面,写主文档的时候也可以反过来提醒你,是否需要对数据源的信息进行必要的修改,以符合书信写作的习惯。2、准备数据源 数据源就是数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。
一般情况下,我们考虑使用邮件合并来提高效率正是因为我们手上已经有了相关的数据源,如Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。如果没有现成的,我们也可以重新建立一个数据源。
需要特别提醒的是,在实际工作中,我们可能会在Excel表格中加一行标题。如果要用为数据源,应该先将其删除,得到以标题行(字段名)开始的一张Excel表格,因为我们将使用这些字段名来引用数据表中的记录。
3、将数据源合并到主文档中利用邮件合并工具,我们可以将数据源合并到主文档中,得到我们的目标文档。合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。
四、应用示例 下面我们将通过实例来实践一下邮件合并的操作。这里假设的环境是Office 2003,如果使用的是更早的版本,在界面上会有所差别。
1、信函合并出于个人信息的保密需要,我们经常需要给一组联系人各发一封内容大致相同而称呼与关键信息不同的信函。一种做法是打印出模板,然后手填有区别的信息。
但是,我们可以做得更完美一些,使这些信函看起来像是专门为某个人写的,而不会看起来明显是一批类似信函中的一份。邮件合并可以帮我们轻松实现这个愿望。
举个例子,春节将至,人力资源部接到一个指令,要求给所有已经接受录用通知的新聘教师发出新年的问候。(1)主文档(见下文下划线部分),书名号内为变化的信息,将被数据表中的相关字段代替。
尊敬的《姓名和称呼》:值此新春之际,谨代表人力资源部及学院全体同仁,向您致以诚挚的问候,祝您新年快乐,万事如意!非常感谢您接受我院《系部》《职称》岗位,相信您的加盟将会对我院师资队伍建设大有帮助!嘉庚学院作为一所飞速发展中的学校,也必将为您提供事业发展的广阔舞台。如果您有任何疑问,欢迎随时与我们保持联系:联系电话为0596-6288506或0596-6288411,电子信箱为tkkhr@xujc.com。
期待我们正式成为同事的一天,相信这是您正确的选择,也是我们学院正确的选择。 此致 敬礼 厦门大学嘉庚学院人力资源部2006年1月24日 (2)准备数据源 我们有一份现成的数据表,即当前新聘教师信息的汇总表。
其中包括姓名、性别、系部、职称、答复情况、电子信箱联系方式等必要的信息。根据需求,我们对这个数据表另存一份备份,对将其中多余的字段删除,并把性别一栏的“男”、“女”分别替换为“先生”、“女士”。
(3)将数据源合并到主文档中 打开主文档,点击菜单栏的工具->信函与邮件->邮件合并,在Word工作区的右侧将会出现邮件合并的任务窗格。它将引导我们一步一步、轻松地完成邮件合并。
在同一个菜单,我们还可以选择显示邮件合并工具栏,方便操作。 ①首先需要选择文档的类型,使用默认的“信函”即可,之后在任务窗格的下方点击“下一步:正在启动文档”; ②由于主文档已经打开,选择“使用当前文档”作为开始文档即可,进入下一步; ③选择收件人,即找到数据源。
我们使用的是现成的数据表,选择“使用现有列表”,并点击下方的“浏览”,选择数据表所在位置并将其打开(如果工作簿中有多个工作表,选择数据所在的工作表并将其打开)。在随后弹出的“邮件合并收件人”对话框中,我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序,具体操作方法与Excel表格类似,这里不赘述。
在这个例子中,我们对“答复情况”这个字段进行筛选,只选择其值为“接受”的。当然,我们也可以在准备数据源的过程中直接完成这一步,将多余的记录删除。
相应地,筛选之后得到的信函的份数将是筛选结果的记录条数,而不再是整个表的记录。
7.如何使用word中的合并邮件功能
邮件合并功能用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大宗电子邮件和传真分发。邮件合并进程涉及到三个文档:主文档、数据源和合并文档。要完成基本邮件合并进程,您必须按照下列步骤操作:
?打开或创建一个主文档。
主文档:在 Word 2003 的邮件合并操作中,该文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形,例如套用信函中的寄信人地址或称呼。
?使用独特的收件人信息打开或创建数据源。
数据源:该文件包含要合并到文档中的信息。例如,您要在邮件合并中使用的名称和地址的列表。您必须首先连接到数据源,然后才能使用该文件中的信息完成邮件合并进程。
?在主文档中可以添加或自定义合并域。
合并域:它是您在主文档中插入的占位符。例如,插入“城市”合并域可以让 Word 2003 插入存储在“城市”数据字段中的城市名称,例如“巴黎”。
?在主文档中合并来自数据源的数据可创建一个新的合并文档。
合并文档:它是您将邮件合并主文档与您的地址列表合并后得到的结果文档。结果文档可以是打印结果文档或包含合并结果的新的 Word 2003 文档。
Word 2003 使用向导来指导您完成所有步骤,从而使邮件合并变得容易。如果您不想使用该向导,可以使用“邮件合并”工具栏。不管使用哪种方式,结果都是数据源中的每行(或记录)都产生一个独特的套用信函、邮件标签、信封或目录项。
您还可以使用邮件合并来创建将域映射到数据(而不只是邮件或目录)的任何类型的文档。例如,如果您的录像带集合在电子表格中列出,您可以使用“标签”选项来创建录像带标签。
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