1.在word中.如何进入邮件合并
邮件合并 “邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。
但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。
1. 用一页纸打印多个邮件 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。 造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”, 使下一个邮件被指定到另一页。
怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。 具体做法是利用Word的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内输入“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。
2. 一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。 如寄给家长的“学生成绩报告单”,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。
怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到“插入Word域”。 在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。
以“学生成绩报告单”为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中“插入Word域”,选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”,在出现的对话框中填入,单击“确定”按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。
这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 3. 共享各种数据源 邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外,可以利用的数据非常多,像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。
只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。
这样可以使不同的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。 4. 筛选与排序 用邮件合并帮助器中的“查询选项”,可以筛选记录有选择地进行合并,也可以在合并的同时对记录进行某种排序。
工作时记住它们,可以提高你的办公效率。 用OFFICE邮件合并功能给多个人写信 许多人都有过同时给多个人发信的经历,例如生日邀请、节日问候,或者单位里写给客户的信件。
这些邮件当然不能“批量发信”了事,必需使用特定的称呼和问候语,使得信件就像单独写出来一样。但如果分别给每个人写信,又实在太麻烦了。
利用Office 97/2000的邮件合并功能,可以大大地简化这类工作。 邮件合并涉及两个文档:第一个文档是邮件的内容,这是所有邮件相同的部分,以下称“主文档”;第二个文档包含收件人的称呼、地址等每个邮件不同的内容,以下称“收件人列表”。
第二个文档中的内容也可以从其他程序得到,比如Outlook的联系人列表。 执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档,并把它们关联起来,也就是标识收件人列表中的各部分信息在第一个文档的什么地方出现。
例如,指定在主文档的哪些位置应当出现收件人列表中的“称呼”。 完成后就可以“合并”这两个文档,为每个收件人创建邮件。
以后再次给这些人发信时,只需要创建主文档或修改已有的信件,然后再运行邮件合并功能就可以了,非常方便、快捷。 一、创建收件人列表 假设包含信件内容的主文档已经准备好,现在打开它。
选择“工具/邮件合并”,出现“邮件合并帮助器”窗口,单击“创建”,选择“套用信函”,在下一个对话框中选择“活动窗口”。 现在又回到了“邮件合并帮助器” 窗口。
单击“获取数据”按钮,再选择“创建数据源”以定义收件人信息。在“创建数据源”对话框中系统已经自动创建了许多域,我们还可以删除和添加域。
完成域名定义后,单击“确定”,输入该收件人列表的文件名,选择“保存”。 回到“邮件合并帮助器”窗口后,单击“编辑数据源”,在对话框中输入第一个收件人的各项数据。
单击“新增”接着输入下一个收件人信息,重复上述过程直至输入所有收件人的信息。 二、插入合并域 返回主文档界面之后,接下来的任务是将合并域(例如姓名或称呼等)插入到主文档的合适位置。
将插入光标移到域内容应当出现的位置,单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”,在下拉列表框选择合适的域,比如当光标所在的位置应当是你对收件人的称呼时,就选择域“称呼”。 重复上述过程直至加入了所有的域。
如果要查看合并后的效果,单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮,此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的。
2.word邮件合并时,我想用一页显示4条记录,可复制出4份后,点合并到
一、打开你原有的word模版
二、工具————〉信函与邮件——〉邮件合并
三、右侧选择标签,然后下一步到第3步时,点击中间的“浏览”,打开“选 取数据源”对话框,然后找到你所要的excel名单文件,打开,出现“选择表格”对话框,再选 择你你名单所有的表(一般情况下是sheet1$)两次确定。
四、视图——〉工具栏——〉邮件合并
五、在打开的邮件合并工具栏中找“插入域”工具栏,点击打开“插入合并域”对话框,选择“数据库域”把“域”列表中所需要的信息插入相应的word文件档中5个人所需要信息的地方
六、然后把光标放到第1与第2人之间的空行上,在邮件合并工具栏点击“插入word域",点击“下一记录(N)”,出现“?Next Record?”。然后, 第2与第3,第3与第4,第4与第5之间用同样方法插入?Next Record?
八、邮件合并工具栏中找“合并到新文档”工具栏,点击后,OK!大功告成。
3.word中的邮件合并功能怎样做的
1、首先在EXCEL里做出以”购书人姓名、书号、书名、单价、编号”为行标题的工作表,下面输入具体内容(假定5行),保存,关闭。
2、在排版好的WORD文档里,工具-信函与邮件-选‘邮件合并’和‘显示邮件合并工具栏’-信函-下一步-使用当前模板-下一步选取收件人-浏览-选择刚保存的EXCEL文件-打开-确定-全选-确定。
3、光标插入在“购书人姓名:”右边,点邮件合并工具栏上的‘插入合并域“按钮-插入合并域对话框中的域里选’购书人姓名‘-点插入-关闭,即在此位置插入《购书人姓名》;
4、依3步骤在相应位置依次插入《书号》、《书名》、《单价》、《编号》,点合并工具栏上的查看合并域数据,可查看插入的内容;
5、点插入合并域对话框右边的合并到打印机或合并到新文档,若合并到打印机,即自动打印出5页不同的通知单,若合并到新文档,则自动生成一个5页的新文档。
4.Word邮件合并功能怎么用
以用EXCEL作为数据源,在WORD用邮件合并功能,生成序列号为例:
1、建立EXCEL表,只要一列,编号,根据你的问卷编号格式,假设为00001,在A1中输入:=TEXT(ROW(A2),"00000");
2、在WORD中进行邮件合并:
(1)邮件--开始邮件合并--开始邮件合并--标签,在对话框中,按“新建标签”进入“标签详情”对话框,设置“标签名称”,“标签列数”和“标签行数”设置为1,“页面大小”为你需要的大小,其它项根据你的要求设置,确定,确定,退出两个对话框;
(2)邮件--开始邮件合并--选择收件人-使用现有的表,找到你建立的EXCEL表,打开,在“选择表格”对话框中确定工作表;
(3)在页面编写你的“问卷”,在“编号”处,定位光标,邮件--编写和插入域--插入合并域--选择你的表的编号;
(4)邮件--预览结果--预览结果,查看效果,修改不合适的地方;
3、邮件--完成--完成并合并--打印文档。
5.word2016邮件合并怎么弄
解决word2016邮件合并怎么弄的步骤如下;
1.将光标固定在word的请柬抬头处(尊敬的XXX),找到工具栏邮件选项的“开始邮件合并”,点击邮件合并向导。
2.第一步选择文档类型,一般选信函;
3.第二步选择开始文档,点击使用当前文档。
4.第三步邮件合并,选择“使用现有列表”,点击浏览,把excel表格选中,弹出邮件合并收件人对话框,全选,点击确定。这样就解决了word2016邮件合并怎么弄的问题了。
6.word中“邮件合并”具体操作步骤
1、准备excel文件。
2、打开一份word的模板。
3、然后点击Word工具栏中的邮件-选择收件人-使用现有列表。
4、选择现有列表后,选择Excel表格,点击打开。
5、打开表格后,选择打开个人信息所在的工作表。
6、打开后,把光标定位到要插入名字的地方,然后点击插入合并域,选择姓名。
7、同样的把学院和专业都重复姓名步骤,插入信息。
8、插入信息之后,点击完成并合并-编辑单个文档。
9、然后选择全部,点击确定。
10、点击确定后,邮件合并就完成了。
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