1.如何使用word里的邮件合并功能
就以此题为例吧: 在考生文件夹Word子文件下,建立考生信息(Ks.xls),如表1所示。
再使用邮件合并功能,建立信息单范本文件Ks_T.doc,如图1所示。最后生成所有考生的信息单“Ks.doc”。
表1 准考证号 姓名 性别 年龄 8011400001 张三 男 22 8011400002 李四 女 18 8011400003 王五 男 21 8011400004 赵六 女 80 8011400005 吴七 女 21 8011400006 陈一 男 19 具体操作步骤: 新建Excel文件,改名为CJ.xls,复制表1,粘贴到Excel文件的sheet1上,保存关闭。 新建Word文件Ks_T.doc,打开。
在其中建立表格。注意,如果有冒号,请输入中文输入法的冒号,而非英文的。
内容如下: 同学 语文 数学 英语 菜单栏空白区,右键,弹出菜单中选择“邮件合并”,弹出“邮件合并”工具栏。单击“打开数据源”按钮,选择CJ.xls。
鼠标定到“同学”两字之前,单击“插入域”按钮,选择“姓名”。同样方法插入表格中的三个域。
单击合并到新文档按钮,选择“全部”,确定。将生成文件保存到指定路径,命名为CJ.doc。
2.如何使用word的邮件合并功能
1. 准备好数据源(一般是一个WORD文档、一个EXCEL表格) 2. 打开WORD文档,单击“工具”菜单→选择“信函与邮件”→“邮件合并”。3. 单击右下角“下一步:正在启动文档”。
4. 单击右下角“下一步:选取收件人”。5. 单击右上角“浏览”,选取数据源。6. 单击右下角“下一步:撰写信函”。7. 把鼠标放到需要用到邮件合并的地方,
8. 单击右上角“其他项目”。9. 单击“插入”、“关闭”。多个字段插入则再重复8和9; 10. 单击右下角“下一步:预览信函”。11. 单击右下角“下一步:完成合并”。
12. 单击右上角“编辑个人信函”。13. 单击“确定”。
3.Word邮件合并功能怎么用
以用EXCEL作为数据源,在WORD用邮件合并功能,生成序列号为例:
1、建立EXCEL表,只要一列,编号,根据你的问卷编号格式,假设为00001,在A1中输入:=TEXT(ROW(A2),"00000");
2、在WORD中进行邮件合并:
(1)邮件--开始邮件合并--开始邮件合并--标签,在对话框中,按“新建标签”进入“标签详情”对话框,设置“标签名称”,“标签列数”和“标签行数”设置为1,“页面大小”为你需要的大小,其它项根据你的要求设置,确定,确定,退出两个对话框;
(2)邮件--开始邮件合并--选择收件人-使用现有的表,找到你建立的EXCEL表,打开,在“选择表格”对话框中确定工作表;
(3)在页面编写你的“问卷”,在“编号”处,定位光标,邮件--编写和插入域--插入合并域--选择你的表的编号;
(4)邮件--预览结果--预览结果,查看效果,修改不合适的地方;
3、邮件--完成--完成并合并--打印文档。
4.如何使用WORD中的邮件合并功能
首先要有一份Word同学录,即需要进行邮件合并的对象。
再在贺卡的文档中,将光标移动到需要合并的位置,点击“邮件”。
再点击“开始邮件合并”,选择“信函”(此处选择信函,其他视情况而定)。
接着点击“选择收件人”-“使用现有列表”。
在弹出的窗口中点击选择步骤一的同学名录文件。
接着“编辑收件人列表”,点击“确定”。
再点击“插入合并域”,选择“姓名”。
你会发现想要进行邮件合并的那里出现一个灰色的《姓名》。
最后选择“完成并合并”-“编辑单个文档”,点击确定。
接着会自动弹出一个信函文档,这是表示已经完成邮件合并了。
5.请问WORD里的邮件合并功能怎么使用
Word之邮件合并基础教程一、基本概念和功能 “邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。
具体地说,就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率。“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。
二、适用范围需要制作的数量比较大且文档内容可分为固定不变的部分和变化的部分(比如打印信封,寄信人信息是固定不变的,而收信人信息是变化的部分),变化的内容来自数据表中含有标题行的数据记录表。三、基本的合并过程 邮件合并的基本过程包括三个步骤,只要理解了这些过程,就可以得心应手地利用邮件合并来完成批量作业。
1、建立主文档主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分,如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样,在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。
唯一不同的是,如果你正在为邮件合并创建一个主文档,你可能需要花点心思考虑一下,这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合,满足你的要求(最基本的一点,就是在合适的位置留下数据填充的空间);另一方面,写主文档的时候也可以反过来提醒你,是否需要对数据源的信息进行必要的修改,以符合书信写作的习惯。2、准备数据源 数据源就是数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。
一般情况下,我们考虑使用邮件合并来提高效率正是因为我们手上已经有了相关的数据源,如Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。如果没有现成的,我们也可以重新建立一个数据源。
需要特别提醒的是,在实际工作中,我们可能会在Excel表格中加一行标题。如果要用为数据源,应该先将其删除,得到以标题行(字段名)开始的一张Excel表格,因为我们将使用这些字段名来引用数据表中的记录。
3、将数据源合并到主文档中利用邮件合并工具,我们可以将数据源合并到主文档中,得到我们的目标文档。合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。
四、应用示例 下面我们将通过实例来实践一下邮件合并的操作。这里假设的环境是Office 2003,如果使用的是更早的版本,在界面上会有所差别。
1、信函合并出于个人信息的保密需要,我们经常需要给一组联系人各发一封内容大致相同而称呼与关键信息不同的信函。一种做法是打印出模板,然后手填有区别的信息。
但是,我们可以做得更完美一些,使这些信函看起来像是专门为某个人写的,而不会看起来明显是一批类似信函中的一份。邮件合并可以帮我们轻松实现这个愿望。
举个例子,春节将至,人力资源部接到一个指令,要求给所有已经接受录用通知的新聘教师发出新年的问候。(1)主文档(见下文下划线部分),书名号内为变化的信息,将被数据表中的相关字段代替。
尊敬的《姓名和称呼》:值此新春之际,谨代表人力资源部及学院全体同仁,向您致以诚挚的问候,祝您新年快乐,万事如意!非常感谢您接受我院《系部》《职称》岗位,相信您的加盟将会对我院师资队伍建设大有帮助!嘉庚学院作为一所飞速发展中的学校,也必将为您提供事业发展的广阔舞台。如果您有任何疑问,欢迎随时与我们保持联系:联系电话为0596-6288506或0596-6288411,电子信箱为tkkhr@xujc.com。
期待我们正式成为同事的一天,相信这是您正确的选择,也是我们学院正确的选择。 此致 敬礼 厦门大学嘉庚学院人力资源部2006年1月24日 (2)准备数据源 我们有一份现成的数据表,即当前新聘教师信息的汇总表。
其中包括姓名、性别、系部、职称、答复情况、电子信箱联系方式等必要的信息。根据需求,我们对这个数据表另存一份备份,对将其中多余的字段删除,并把性别一栏的“男”、“女”分别替换为“先生”、“女士”。
(3)将数据源合并到主文档中 打开主文档,点击菜单栏的工具->信函与邮件->邮件合并,在Word工作区的右侧将会出现邮件合并的任务窗格。它将引导我们一步一步、轻松地完成邮件合并。
在同一个菜单,我们还可以选择显示邮件合并工具栏,方便操作。 ①首先需要选择文档的类型,使用默认的“信函”即可,之后在任务窗格的下方点击“下一步:正在启动文档”; ②由于主文档已经打开,选择“使用当前文档”作为开始文档即可,进入下一步; ③选择收件人,即找到数据源。
我们使用的是现成的数据表,选择“使用现有列表”,并点击下方的“浏览”,选择数据表所在位置并将其打开(如果工作簿中有多个工作表,选择数据所在的工作表并将其打开)。在随后弹出的“邮件合并收件人”对话框中,我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序,具体操作方法与Excel表格类似,这里不赘述。
在这个例子中,我们对“答复情况”这个字段进行筛选,只选择其值为“接受”的。当然,我们也可以在准备数据源的过程中直接完成这一步,将多余的记录删除。
相应地,筛选之后得到的信函的份数将是筛选结果的记录条数,而不再是整个表的记录。
6.word 2010邮件合并功能该怎么使用
工具:word 2010
步骤:
1. 打开word 2010,使用“插入”中的“绘制表格”功能,插入如下的三行两竖的表格。
2. 根据要求在绘制好的表格中输入如下的内容。然后将界面切换到“邮件”的设置目录栏。
3. 选择“邮件”设置中的“选择收件人”选项,点击该选项下方的小三角形,选择该目录中的“使用现有列表”。
4. 点击“使用现有列表”的选项后,将出现文件的位置选择界面,选择存放Excel文件的位置,选项Excel文件,打开。
5. 将鼠标的光标确定在文件内容中的”准考证号“后,然后点击”插入合并域“选项中的”准考证号“,将看到如下界面。
6. 重复以上操作,将看到表格变成了如下界面。然后点击上方的“完成并合并”选项下方的编辑单个文档。
7. 在弹出来的小窗口中点击“确定”,将看到表格中的信息更新了,变成了之前在Excel文件中保存的信息。
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