1.怎么用好微软Office的文件搜索功能
不管在下列什么工作环境中,都可在Office 2003中使用“文件搜索”命令来查找文件:在计算机的硬盘驱动器上、局域网络、Microsoft OutLook 邮箱以及网上邻居。
您还可在 Outlook 邮箱中查找电子邮件、会议和其他信息。搜索操作提供两种查找文件的方法:基本搜索和高级搜索。
基本文件搜索 基本搜索能最全面地搜索文件、Outlook 项目和网页。可以查找在标题、内容或属性中包含指定文本的文件。
还可以指定搜索文件的范围和搜索文件类型。 高级文件搜索 高级搜索则更加明确,用于根据文件属性查找文件。
您可通过创建查询完成此操作,查询是所找到文件必须满足的一条或多条规则的集合。 查询的一个示例是“作者 是(精确地) 佚名”。
它指定了待搜索文件的作者属性应只包含文本“佚名”。 自然语言搜索 自然语言搜索使用熟悉的会话表达方式(例如“Get all mail from Jane”或“Find all meetings next week”)从“基本文件搜索”任务窗格中搜索 Microsoft Outlook 项目。
使用自然语言搜索,您可搜索电子邮件、日历项、联系人、任务和便笺。只有在 Microsoft Office 2003 英文版中才支持自然语言搜索。
虽然可以在自然语言查询中包括更多信息以获取更好的搜索结果,但是您无需使用完整的句子或者关心语法的正确性。 例如,下列自然语言查询是正确的:“High priority tasks”。
自然语言搜索可搜索 Outlook 项目的内容,例如电子邮件的正文,以及项目的属性,例如会议的主题和任务的优先级。 注释 对于网上邻居或您计算机上的文档,虽然不支持自然语言搜索,但是 Office 的“文件搜索”将使用自然语言搜索查询中的信息来查找这些位置中的文件。
使用自然语言的提示 搜索电子邮件 ·使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索电子邮件的内容。 示例 “Messages about searching” “Messages on the subject: sales quotas” ·搜索电子邮件的属性和其他域。
示例 “High priority messages” “Who did I Cc about natural language searching?” “E-mail I need to follow-up on” ·搜索包含附件的文档。 示例 “Find all mail messages with attachments” ·指定时间范围以缩小搜索范围。
示例 “E-mail from Bob in the last week about natural language searching” “Find the most recent e-mail from Prasanna” 搜索日历 ·使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索会议的内容。 示例 “Meeting about sales goals” “Show the meeting to introduce new team members” ·根据参加人搜索会议。
示例 “All meetings with Jim” “Find the meeting organized by Tanya” “Did Bei-Jing accept the meeting about searching?” ·通过指定时间范围来限制搜索的范围。 示例 “Find all meetings I attended last Monday” “Find all meetings the day before yesterday”。
2.word2007做自动索引时,插入索引,自动标记,没有与搜索条件匹配
在桌面新建一个word文档,双击打开。然后切换文档界面由原先的“开始”至“页面布局”
在“页面布局”的目录栏下,选择“分隔符”选项中的“分页符”,将文档设置为3页的文档
将文档分为3页后,在第一页中输入“中国”,第二页中输入“美国”,第三页空白
然后新建一个word文档,将其文件名修改为“我的索引”,打开“我的索引”文档
在“我的索引”文档中,使用插入目录栏下方的“插入表格”功能插入两行两竖的表格
以如下图所示的形式输入相应的文字,左边为索引项文字,右边为主索引项,然后保存该文档
回到原先的文档,在第3页空白页中,将界面切换到“引用”目录栏,选择“索引”设置中的“插入索引”
点击打开“插入索引”选项,选择右下方的“自动标记”,然后找到之前建立的“我的索引”文档
将看到第1页、第2页都为如下的界面。然后在第3页处,再点击“插入索引”,然后点击“确定”
完成以上步骤后,你将看到第三页中出现如下的文字。这些文字就是通过自动索引功能达到的结果
3.office outlook 2007内容搜索(索引)
在 Microsoft Office Outlook 2007 中,用户可以使用即时搜索功能以快速定位某个项(如电子邮件、任务或约会);此时将突出显示与搜索相匹配的项。
用户可以通过键入其他字母(称为逐字拼写)来筛选结果。注意: 本文面向 Outlook 管理员。
要在您的计算机上配置 Outlook 即时搜索选项,请参阅使用即时搜索查找邮件或项目。您可以通过使用 Outlook 组策略模板 (Outlk12.adm) 来锁定自定义即时搜索的设置。
或者,您可以使用 Office 自定义工具 (OCT) 来配置默认设置,在这种情况下,用户可以更改设置。OCT 设置位于 OCT 的“修改用户设置”页上的相应位置。
要从 Microsoft 下载中心下载 Outlook 模板和其他 ADM 文件,请参阅 2007 Office system 管理模板 (ADM) (/fwlink/?linkid=78161&clcid=0x804)。使用组策略自定义即时搜索在组策略中,加载 Office Outlook 2007 模板 (Outlk12.adm)。
要自定义显示结果的方式,请在“用户配置”\“管理模板”\“Microsoft Office Outlook 2007”\“工具 | 选项”\“首选项”\“搜索选项”下,双击要设置的设置。例如,双击“用户键入时不显示搜索选项”。
单击“启用”。对于搜索词突出显示颜色,请从“背景色”下拉列表中选择一种颜色。
单击“确定”。下表中显示了可以为即时搜索配置的设置。
即时搜索选项 说明 禁止在 Windows 桌面搜索组件不存在时显示安装提示 当 Outlook 启动时,禁止通过对话框提示用户,该对话框询问用户是否要下载 Windows 桌面搜索(如果它尚未安装)。另外,在 Outlook 中删除允许用户下载 Windows 桌面搜索的链接。
扩展搜索范围 默认情况下,Outlook 中的即时搜索仅从当前所选文件夹中返回结果。此设置将即时搜索的范围扩展到当前模块中的所有文件夹(例如,“邮件”或“日历”)不在搜索结果中使用搜索词突出显示 关闭搜索词突出显示。
更改用于突出显示搜索匹配项的颜色 选择用于在搜索结果中突出显示匹配项的背景色(默认值为黄色)。搜索时不使用即时搜索功能 在用户键入搜索查询时,不显示搜索结果(关闭 Word Wheel 功能)。
有关配置即时搜索的详细信息Office Outlook 2007 中的即时搜索通过访问已编制索引的内容来执行搜索;对 Outlook 内容编制索引可以更快地获得搜索结果。默认情况下,将对所有不受限制的 Outlook 项的文本(包括附件)编制索引,这是在首次运行 Office Outlook 2007 时就开始的过程。
您可以关闭全文索引,也可以仅关闭附件索引。索引编制工作在后台进行,并且仅当用户的计算机上具有额外的处理能力时才执行索引编制。
如果在运行 Windows Vista 的计算机上安装 Office Outlook 2007,您可以配置 Outlook 的搜索索引编制选项。可以选择仅对具有某些文件类型的附件编制索引。
或者可以选择不对具有某些文件类型的附件编制索引,具体取决于安全或隐私要求。以下 Windows 设置确定 Outlook 如何管理搜索索引编制:Software\Policies\Microsoft\Windows\Search\PreventIndexingOutlookSoftware\Policies\Microsoft\Windows\Search\PreventIndexingEmailAttachments默认情况下,不对加密项和使用信息权限管理 (IRM) 进行限制的项编制索引。
使用组策略,可以对这些项启用编制索引,也可以强制不对这些项编制索引。还可以在 Office Outlook 2007 中使用“高级查找”(这是早期版本的 Outlook 中的功能)。
您可以独立修改“高级查找”选项,而不受即时搜索选项的限制。注意: 如果用户的帐户从缓存 Exchange 模式变为典型的联机模式,并且用户计算机上具有用户邮箱的副本,在用户脱机工作时,可能无法进行搜索。
在这种情况下,只能对选中了“使该文件夹脱机时可用”选项的文件夹进行搜索,具体操作如下:选择“工具”|“发送/接收”|“发送/接收设置”|“使该文件夹脱机时可用”。同时,如果出现以下情况,也会造成不对 RTF 格式文件类型的电子邮件编制索引的问题: 用户从 Microsoft Windows XP 升级到 Windows Vista。
然后,用户从早期版本的 Microsoft Office 升级到 2007 Microsoft Office 系统。 将 Office Outlook 2007 配置为使用 RTF 文件类型的电子邮件,或者,用户收到许多 RTF 电子邮件。
要解决此问题,请参阅 Microsoft 知识库文章 927595:无法在 Outlook 2007 中搜索 RTF 电子邮件 (/fwlink/?linkid=124063&clcid=0x804)。
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