1. 如何在Word2003文档中使用修订和批注功能
可以通过插入Word批注的方法暂时做记号。
或者是审阅Word文稿的过程中审阅者对作者提出的一些意见和建议时,也可以通过Word批注的形式表达自己的意思。1、首先在Word文档中选中需要进行批注的文字,然后在Word菜单栏依次单击“插入”→“批注”菜单命令。
这时被选中的文字就会添加一个用于输入批注的编辑框,并且该编辑框和所选文字显示为粉色。在编辑框中可以输入需要批注的内容。
2、在插入Word批注的同时会自动打开“审阅”工具栏,利用该工具栏提供的工具按钮可以对Word批注进行一些设置。例如如果在添加批注后不想看到Word批注内容,可以在“审阅”工具栏中单击“显示”按钮右侧的下拉三角,在打开的下拉菜单中单击“批注”选项即可使Word文档中的批注隐藏。
3、取消批注的显示状态。当然Word批注内容也不可能总是保存在Word文档中,完成修订的Word文档将批注删除。
用鼠标右键单击所作的Word批注内容,然后执行“删除批注”快捷命令即可删除Word批注。
2. word2003中,修订功能怎么用,是用来干什么的啊
Word具有自动标记修订过的文本内容的功能。也就是说可以将文档中插入的文本、删除的文本、修改过的文本以特殊的颜色显示或加上一些特殊标记,便于以后再对修订过的内容作审阅。
设置标记修订功能的操作步骤:
1、工具--选项,在对话框中选定修订。
2、分别为设定 “插入的文字”、“删除的文字”、“修改过的格式”、“修改过的行”的标记和颜色。
3、确定。
进入标记修订状态的方法:双击窗口状态栏上的“修订”标签使其变黑。再双击窗口状态栏上的“修订”标签使其变灰就退出。
菜单“工具”里面的“修订”中,可以设置是否显示修订标记。
3. 如何使用WORD中的审阅功能
轻松合并不同版本的Word文档 在日常工作中,经常需要将不同版本的两篇Word文档合并起来。
比如,笔者在写作的过程中,有专人负责审校工作,这种审校不是采用插入批注的方式,而是直接在文档上进行修改,不过保存时会用另外的文件名存盘。 当审校完毕,就可以使用Word的“比较并合并文档”功能将修改后的文档与原文档合并起来。
读者朋友中一定也会有遇到类似情况的例子,如果掌握了合并文档的方法,则可以方便而轻松地完成这种工作。下面根据笔者的实际使用经验向大家介绍如何快速比较与合并不同版本的Word文档。
例如现在有一篇Word文档的两个版本:一个原文档名为“第15章.doc”,另一个是审校后的文档名为“第15章-2.doc”。具体操作步骤如下。
1.打开原文档“第15章.doc”。 2.选择菜单命令“工具>比较并合并文档”,打开如图1所示的“比较并合并文档”对话框,选中审校后的文档“第15章-2.doc”,然后单击“合并”按钮。
图1 “比较并合并文档”对话框 这时Word就会在第2个文档中标记出与原始文档不同的地方,比如删除和内容、改变的格式、插入的内容等,并用红色的批注框显示出来,框内用文字说明两个文档的不同,如图2所示。 图2 Word列出两个文档中的不同之处 而且在第2个文档中还会出现“审阅”工具栏,如图3所示。
图3 “审阅”工具栏 3.首先要做的是按顺序查看文档中的批注框,然后根据需要做出决定。例如图2中的第1个批注框,在上面单击右键,弹出如图4所示的菜单,如果同意修改,则选择“接受删除”,如果不同意,则选择“拒绝删除”。
图4 右键菜单(1) 不同的批注,右键菜单中的命令也会有所不同。例如右键第3个批注框,弹出的右键菜单会如图5所示。
这时则选择“接受格式更改”或“拒绝格式更改”。 图5 右键菜单(2) 4.如果不使用右键菜单,也可以在将插入点定位到某批注框后,单击“审阅”工具栏中的“接受所选修订”按钮 或“拒绝所选修订”按钮 。
5.接受或拒绝一个批注后,可以单击“审阅”工具栏中的“前一处修订或批注”按钮 或“前一处修订或批注”按钮 查看前一处或后一处批注,继续审阅。也可以单击“审阅”工具栏中的“审阅窗格”按钮 ,在文档窗口底部打开审阅窗格,通过它可以快速查看文档中的批注,如图6所示。
再次单击该按钮,或者双击文档窗口与审阅窗格之间的分界栏,可以将审阅窗格关闭。 图6 使用审阅窗格 6.如果要接受所有批注,则可以单击“接受所选修订”按钮 右侧的向下小箭头,然后从弹出菜单中选择“接受对文档所做的所有修订”。
如果要拒绝所有批注,则单击“拒绝所选修订”按钮 右侧的向下小箭头,然后从弹出菜单中选择“拒绝对文档所做的所有修订”。 7.当文档中的不同之处全部审阅完毕,按Ctrl+S保存文件即可。
经过上述操作,我们就将一篇文档的两个不同版本合并到一起了。(Word中利用自动更正快速输入常用专业术语 常常需要在文档中输入一些标准规范的名称,如《建筑地基基础工程施工质量验收规范》(GB50502—2002),如果每次一个字一个字地重复输入,既麻烦,又容易出现名称不一致、不准确的现象。
如果用“自动更正”功能输入,就简单多了: 执行“工具→自动更正选项”命令,打开“自动更正”对话框(如图),切换到“自动更正”标签下,在“替换”下面的方框中输入“GB50502”,在“替换为”下面的方框中输入“《建筑地基基础工程施工质量验收规范》(GB50502—2002)”,再按下“添加”按钮,关闭对话框。 以后,需要输入上述标准名称时,只要输入“GB50502”及后续字符,系统自动将其 转换为“《建筑地基基础工程施工质量验收规范》(GB50502—2002)”。
注意:如果文档中确实需要输入“GB50502”字符时,可以这样操作:输入“GB50502”及后续字符,然后按一下“Ctrl+Z”组合键,即可转换回来。 QUOTE:。
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