如何使用Word2013邮件合并功能
步骤一:先建立两个文档1一个Word 2013文件,下面简称主文档,内容为共有内容,比如未填写收发人的明信片等,一个Excel文件,下面简称数据源,内容为包括变化信息,如收件人、发件人、邮编等。
示例主文档是一个单位的收文签样式,数据源是收文具体内容,包括收文日期、来文机关、步骤二、打开邮件工具栏1Word 2013有专门的“邮件”选项卡,在Word2003及以下版本,可以通过"工具"、"信函和邮件"、"显示邮件合并工具栏",打开邮件合并工具栏。
步骤三、合并邮件1打开数据源文件。
依次选择:邮件选项卡、选择收件人、使用现有列表,打开数据源文件2插入数据域。
以插入收文日期为例,将光标定位到收文日期处,点击邮件选项卡中的“插入合并域”,然后选择“收文日期”即可。
重复上述操作数次,依次插入其他需要的数据。
3完成合并工作。
至此,邮件合并工作就基本完成了,如果需要打印,可依次选择:完成并合并、打印文档,然后可以选择打印全部内容、当前记录、从某条到某条进行打印。
请问WORD里的邮件合并功能怎么使用?
Word之邮件合并基础教程一、基本概念和功能 “邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。
具体地说,就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率。
“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。
二、适用范围需要制作的数量比较大且文档内容可分为固定不变的部分和变化的部分(比如打印信封,寄信人信息是固定不变的,而收信人信息是变化的部分),变化的内容来自数据表中含有标题行的数据记录表。
三、基本的合并过程 邮件合并的基本过程包括三个步骤,只要理解了这些过程,就可以得心应手地利用邮件合并来完成批量作业。
1、建立主文档主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分,如信函中的通用部分、信封上的落款等。
建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样,在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。
唯一不同的是,如果你正在为邮件合并创建一个主文档,你可能需要花点心思考虑一下,这份文档要如何写才能与数据源更完美地结合,满足你的要求(最基本的一点,就是在合适的位置留下数据填充的空间);另一方面,写主文档的时候也可以反过来提醒你,是否需要对数据源的信息进行必要的修改,以符合书信写作的习惯。
2、准备数据源 数据源就是数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。
一般情况下,我们考虑使用邮件合并来提高效率正是因为我们手上已经有了相关的数据源,如Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。
如果没有现成的,我们也可以重新建立一个数据源。
需要特别提醒的是,在实际工作中,我们可能会在Excel表格中加一行标题。
如果要用为数据源,应该先将其删除,得到以标题行(字段名)开始的一张Excel表格,因为我们将使用这些字段名来引用数据表中的记录。
3、将数据源合并到主文档中利用邮件合并工具,我们可以将数据源合并到主文档中,得到我们的目标文档。
合并完成的文档的份数取决于数据表中记录的条数。
四、应用示例 下面我们将通过实例来实践一下邮件合并的操作。
这里假设的环境是Office 2003,如果使用的是更早的版本,在界面上会有所差别。
1、信函合并出于个人信息的保密需要,我们经常需要给一组联系人各发一封内容大致相同而称呼与关键信息不同的信函。
一种做法是打印出模板,然后手填有区别的信息。
但是,我们可以做得更完美一些,使这些信函看起来像是专门为某个人写的,而不会看起来明显是一批类似信函中的一份。
邮件合并可以帮我们轻松实现这个愿望。
举个例子,春节将至,人力资源部接到一个指令,要求给所有已经接受录用通知的新聘教师发出新年的问候。
(1)主文档(见下文下划线部分),书名号内为变化的信息,将被数据表中的相关字段代替。
尊敬的《姓名和称呼》:值此新春之际,谨代表人力资源部及学院全体同仁,向您致以诚挚的问候,祝您新年快乐,万事如意!非常感谢您接受我院《系部》《职称》岗位,相信您的加盟将会对我院师资队伍建设大有帮助!嘉庚学院作为一所飞速发展中的学校,也必将为您提供事业发展的广阔舞台。
如果您有任何疑问,欢迎随时与我们保持联系:联系电话为0596-6288506或0596-6288411,电子信箱为tkkhr@xujc.com。
期待我们正式成为同事的一天,相信这是您正确的选择,也是我们学院正确的选择。
此致 敬礼 厦门大学嘉庚学院人力资源部2006年1月24日 (2)准备数据源 我们有一份现成的数据表,即当前新聘教师信息的汇总表。
其中包括姓名、性别、系部、职称、答复情况、电子信箱联系方式等必要的信息。
根据需求,我们对这个数据表另存一份备份,对将其中多余的字段删除,并把性别一栏的“男”、“女”分别替换为“先生”、“女士”。
(3)将数据源合并到主文档中 打开主文档,点击菜单栏的工具->信函与邮件->邮件合并,在Word工作区的右侧将会出现邮件合并的任务窗格。
它将引导我们一步一步、轻松地完成邮件合并。
在同一个菜单,我们还可以选择显示邮件合并工具栏,方便操作。
①首先需要选择文档的类型,使用默认的“信函”即可,之后在任务窗格的下方点击“下一步:正在启动文档”; ②由于主文档已经打开,选择“使用当前文档”作为开始文档即可,进入下一步; ③选择收件人,即找到数据源。
我们使用的是现成的数据表,选择“使用现有列表”,并点击下方的“浏览”,选择数据表所在位置并将其打开(如果工作簿中有多个工作表,选择数据所在的工作表并将其打开)。
在随后弹出的“邮件合并收件人”对话框中,我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序,具体操作方法与Excel表格类似,这里不赘述。
在这个例子中,我们对“答复情况”这个字段进行筛选,只选择其值为“接受”的。
当然,我们也可以在准备数据源的过程中直接完成这一步,将多余的记录删除。
相应地,筛选之后得到的信函的份数将是筛选结果的记录条数,而不再是整个表的记录...
Word怎么使用邮件合并功能
为了讲解的需要。
然后选中要替换的词或将光标放置在放置信息的位置,然后设计名片的版面。
在打开的“域”窗口中,选择“IncludePicture”项,勾选“水平大小”和“垂直大小”项:创建一个新Word文档 方法/步骤 用户信息的准备 首先,我们需要利用Excel将制作名片所需要的信息以二维表格的形式全部输入其中,点击“文档部件”下拉列表,从中选择“域”项,将光标放置在图片位置,切换至“插入”功能区,点击“开始邮件合并”下拉列表,从中选择“信函”项。
点击“选择收件人”下拉列表,从中选择“使用现有列表”项。
选择之前创建的用户信息表导入。
接下来就是图片部分的插入操作:删除图片,小编制作了如图所示的原始用户信息统计表,并在弹出的窗口中选择数据所在“工作表”,并点击“确定”按钮,点击“插入合并域”按钮,并从中选择相关的标题进行替换或插入,点击“确定”按钮。
按键盘上的“Alt+F9”进入域代码模式,其中一种效果如图:切换至“邮件”功能区 ...
如何利用Office 2013的邮件合并功能制作带照片的文档
你的这个要求不适合用 Word 的邮件合并功能!你可以借鉴机打支票的模式。
1、假设你的数据在 Excel 的 Sheet1 表中。
Sheet1 表设计如下图:其中:在第2行与第3行之间冻结窗格,以便数据增加后能够始终显示打印份数、行号和打印按钮。
2、把 Word 文档的内容放到 Excel 的 Sheet2 表中,通过单元格合并及合适的行高、列宽等设置,尽量把 Sheet2 的内容设置为满意的打印版面。
3、编写打印按钮的vba代码。
代码大概过程为:先根据打印行号把 Sheet1 表中对应行的值写入 Sheet2 表的相应位置;然后根据指定的打印份数开始打印 Sheet2 表。
当然,代码中可以添加如果行号、份数为空的判断,以及要打印行任意一个数据为空的情况判断。
大概就这么多了,由于不知道你的 Word 文档转为 Sheet2 表后的具体格式,无法写具体代码。
。
不过,其实代码也不是很复杂,自己搜索下,实在不会了可以再来提问。
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Word邮件合并功能怎么用
工具:word方法如下:1、在桌面新建一个xlsx的excel文件,点击打开,在该文件中根据如下图所示输入这些内容信息2、点击保存后关闭该文件,然后再点击右键,新建一个word文档,点击打开该文档,使用“插入”中的“绘制表格”功能,插入如下的三行两竖的表格3、根据要求在绘制好的表格中输入如下的内容。
然后将界面切换到“邮件”的设置目录栏4、选择“邮件”设置中的“选择收件人”选项,点击该选项下方的小三角形,选择该目录中的“使用现有列表”5、点击“使用现有列表”的选项后,将出现文件的位置选择界面,选择刚刚存放新建的Excel文件的位置,选项Excel文件,打开6、将鼠标的光标确定在文件内容中的”准考证号“后,然后点击”插入合并域“选项中的”准考证号“,将看到如下界面7、重复以上操作,将看到表格变成了如下界面。
然后点击上方的“完成并合并”选项下方的编辑单个文档8、在弹出来的小窗口中点击“确定”,将看到表格中的信息更新了,变成了之前在Excel文件中保存的信息
Word邮件合并功能怎么用
第1步,打开Word2010文档窗口,切换到“邮件”分组。
在“开始邮件合并”分组中单击“开始邮件合并”按钮,并在打开的菜单中选择“邮件合并分步向导”命令,选择“邮件合并分步向导”命令第2步,打开“邮件合并”任务窗格,在“选择文档类型”向导页选中“信函”单选框,并单击“下一步:正在启动文档”超链接。
选中“信函”单选框第3步,在打开的“选择开始文档”向导页中,选中“使用当前文档”单选框,并单击“下一步:选取收件人”超链接,如图2011072903所示。
选中“使用当前文档”单选框第4步,打开“选择收件人”向导页,选中“从Outlook联系人中选择”单选框,并单击“选择‘联系人’文件夹”超链接, 单击“选择‘联系人’文件夹”超链接第5步,在打开的“选择配置文件”对话框中选择事先保存的Outlook配置文件,然后单击“确定”按钮, “选择配置文件”对话框第6步,打开“选择联系人”对话框,选中要导入的联系人文件夹,单击“确定”按钮,“选择联系人”对话框第7步,在打开的“邮件合并收件人”对话框中,可以根据需要取消选中联系人。
如果需要合并所有收件人,直接单击“确定”按钮,“邮件合并收件人”对话框第8步,返回Word2010文档窗口,在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”向导页中单击“下一步:撰写信函”超链接,单击“下一步:撰写信函”超链接第9步,打开“撰写信函”向导页,将插入点光标定位到Word2010文档顶部,然后根据需要单击“地址块”、“问候语”等超链接,并根据需要撰写信函内容。
撰写完成后单击“下一步:预览信函”超链接,单击“问候语”超链接第10步,在打开的“预览信函”向导页可以查看信函内容,单击上一个或下一个按钮可以预览其他联系人的信函。
确认没有错误后单击“下一步:完成合并”超链接, 预览信函第11步,打开“完成合并”向导页,用户既可以单击“打印”超链接开始打印信函,也可以单击“编辑单个信函”超链接针对个别信函进行再编辑,“完成合并”向导页
word中的邮件合并功能到底怎么用啊
1、在桌面新建一个xlsx的excel文件,点击打开,在该文件中根据如下图所示输入这些内容信息。
2、点击保存后关闭该文件,然后再点击右键,新建一个word文档,点击打开该文档,使用“插入”中的“绘制表格”功能,插入如下的三行两竖的表格。
3、根据要求在绘制好的表格中输入如下的内容。
然后将界面切换到“邮件”的设置目录栏。
4、选择“邮件”设置中的“选择收件人”选项,点击该选项下方的小三角形,选择该目录中的“使用现有列表”。
5、点击“使用现有列表”的选项后,将出现文件的位置选择界面,选择刚刚存放新建的Excel文件的位置,选项Excel文件,打开。
6、将鼠标的光标确定在文件内容中的”准考证号“后,然后点击”插入合并域“选项中的”准考证号“,会看到如下界面。
7、重复以上操作,可以看到表格变成了如下界面。
然后,点击上方的“完成并合并”选项下方的编辑单个文档。
8、在弹出来的小窗口中点击“确定”,将看到表格中的信息更新了,变成了之前在Excel文件中保存的信息。
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