如何使用Word 2007的邮件合并功能
我们在工作中经常会遇到批量打印信函的问题,比如:学期结束每个学校要给家长发一份“成绩通知书”;某学术团体开一次学术交流会,要邀请有关单位及专家学者参加会议,需要给每个单位和每个专家学者发一封“邀请函”;某单位召开一次表彰大会,要给每个受表彰的人员发一个“荣誉证书”;......等等,在实际工作中经常会遇到类似的问题,对于这样的事情,他们有一个共同的特点就是每个文档中大部分内容都是相同的,有一小部分发生变化。
如果我们一个一个文档进行编辑打印,那么很费时费力,如果我们使用Word2007中的“邮件合并”功能来编辑打印这些文档,就非常方便。
下面以制作《成绩通知书》为例来谈谈怎样使用Word2007的“邮件合并”功能实现信函的批量打印。
实现Word2007的邮件合并必须完成三项工作:一、建立数据源;二、建立主文档;三、邮件合并(即主文档与数据源的连接。
一、建立数据源: 一般用excel来建立数据源比较方便(在excel工作表中不能有表标题)。
1、启动程序Microsoft Office Excel 2007,该程序启动后系统默认一个工作簿,由3张工作表组成。
单击“开始”菜单中“程序”下拉菜单下的“Microsoft Office”下拉菜单的“Microsoft Office Excel 2007”程序即可打开excel程序。
或者鼠标左键双击桌面“Microsoft Office Excel 2007”快捷图标也可打开excel程序。
Excel2007程序启动后,界面如下图所示。
2、在工作表1第一行各单元格中分别输入学号、学生姓名、语文、数学、物理、计算机、电工、英语、体育、操行评语、操行等级、(家长姓名、通讯地址、邮编等为制作信封或地址标签页作准备)等内容,作为列标题。
然后填写每个学生的相应数据或文本,制作成如下工作表。
3、将上面制作好的工作表保存在E盘中,文件取名为“学生成绩通知”。
二、建立主文档: 接下来就是建立主文档了。
1、启动“Word2007”程序(方法与启动excel2007类似)。
该程序启动后系统会自动建立一个空白文档。
2、用该空白文档制作“学生成绩通知书”的主文档。
包括:输入汉字、插入表格、汉字和表格的格式设置、页面设置以及打印设置。
三、邮件合并: 邮件合并也就是在主文档中插入合并域即将主文档与数据源中的数据建立连接的过程。
邮件合并的方法有两种:方法1、您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。
方法2、还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并,该任务窗格将分步引导您完成这一过程。
若要使用任务窗格,请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件合并”按钮,然后单击“邮件合并分步向导”。
这里用第一种方法进行合并。
在主文档中,单击“邮件”选项卡中“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮,从下拉菜单中选择“使用现有列表”。
单击“使用现有列表”,弹出“选取数据源”对话框,找出E盘中,文件名为“学生成绩通知.xlsx”文件,选中它。
单击“打开”按钮,弹出“选择表格”对话框,。
选中数据存放的表格sheet1$后,单击“确定”按钮。
将光标定位在主文档中“学生”二字后面,单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮,弹出下拉列表,在列表中选择“学生姓名”单击(这样就在主文档中学生姓名的位置插入了“学生姓名”的域代码)。
然后将光标定位在要插入语文成绩的单元格中,单击“插入合并域”按钮,在下拉列表中单击“语文”(这样便将“语文”的域代码插入到主文档中语文成绩的位置);依次类推,把数学、物理、计算机、电工、英语、体育、操行等级、操行评语的域代码也插入到主文档的相应位置,单击“邮件”选项卡中“编写和插入域”组的“突出显示合并域”按钮,结果如下图所示。
单击“预览结果”按钮,可对每个页面进行预览(如果对预览结果不满意,还可对合并域进行字体、字形、字号、行距等格式设置)。
单击“邮件”选项卡中“完成”组的“完成并合并”按钮,弹出下拉列表,选择“编辑单个文档”并单击它,弹出“合并到新文档”对话框。
选择“全部”并按“确定”按钮,即每个人有一份各自内容的“成绩通知书”,这样就完成对“学生成绩通知书”的编辑任务。
若要打印,则单击“Office按钮”菜单中的“打印”的下拉菜单中的“预览并打印文档”,弹出“打印”对话框,从中对一些项目进行设置,然后单击“确定”按钮即可。
word中的邮件合并功能怎样做的?
展开全部Word所提供的“邮件合并”功能实现批量制作名片卡、学生成绩单、信件封面以及请帖等内容相同的功能。
实例如下:1、用户信息的准备首先,需要利用Excel将制作名片所需要的信息以二维表格的形式全部输入其中。
2、创建一个新Word文档,然后设计名片的版面,其中一种效果如图:3、切换至“邮件”功能区,点击“开始邮件合并”下拉列表,从中选择“信函”项。
4、点击“选择收件人”下拉列表,从中选择“使用现有列表”项。
5、选择之前创建的用户信息表导入,并在弹出的窗口中选择数据所在“工作表”,并点击“确定”按钮。
6、然后选中要替换的词或将光标放置在放置信息的位置,点击“插入合并域”按钮,并从中选择相关的标题进行替换或插入。
7、接下来就是图片部分的插入操作:删除图片,将光标放置在图片位置,切换至“插入”功能区,点击“文档部件”下拉列表,从中选择“域”项。
8、在打开的“域”窗口中,选择“IncludePicture”项,勾选“水平大小”和“垂直大小”项,点击“确定”按钮。
9、按键盘上的“Alt+F9”进入域代码模式,然后在“IncludePicture”后面输入双引号,然后点击“插入合并域”->“照片”项。
最后再次按“Alt+F9”返回正常模式。
10、最后点击“完成并合并”->“编辑单个文档”项,并在弹出的窗口中选择“全部”并点击“确定”即可完成批量名片制作过程。
WORD2007邮件合并后多页面怎么合并在一个页面
自动套用格式”能自动为Word文档中的文字套用模板格式,用户可审阅、接受或拒绝每一项修改。
一:自动套用格式的几个选项的用法 ①、执行“格式”→“自动套用格式”,打开“自动套用格式”对话框。
②、在下拉列表框中选定“常规文档”,根据需要也可以选择“信函”或“电子邮件”。
③、单击“选项”按钮,在“自动套用格式”选项卡中选中所需项目,清除无关选项。
本动画中主要演示了三种应用效果
在word2010中实现邮件合并,要做好一些什么准备?
跟以前版本是一样的作用. 批量产生信纸、电子邮件、标签、目录等等. 格式一样的:例如:收信人地址-姓名-发信人地址,要打印很多这种信纸,格式一样,只是这几处的内容数据不一样.所以,就用一个格式,再从别处读取数据,自动加进去,合并,形成很多个信纸.例如:你们公司要给下面的1万个员工每人写一个信封.打印信封上面的格式是一样,但只是"收信人地址-姓名-发信人地址"这些不一样,那就用"邮件"里面的"信封",这些需要的数据源,来自另外一个EXCEL或者ACCESS,反正都行.自动一下子就产生1万个信封,好使.更详细的用法,你加上200分吧.或者自己去想想,看看帮助,很容易的.
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