WORD邮件合并
邮件合并: 在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 。
邮件合并的应用领域: 1、批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。
2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。
3、批量打印请柬:同上2。
4、批量打印工资条:从电子表格调用数据。
5、批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。
6、批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。
7、批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。
8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。
总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来! [图解]利用WORD邮件合并功能调动打印EXCEL数据制作大量奖证、奖状、准考证、成绩单、明信片、信封等个人报表:http://hi.baidu.com/%D1%C7%D0%C2/blog/item/54e1f9196e2d7f7fdab4bd88.html 实例: Microsoft Office邮件合并的操作方法: 第一步:准备数据源 这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件,也可以是MS SQL Server数据库。
一言蔽之:只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。
因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。
这里,我以Excel为例。
下图是一个Excel工作表文件"DataSource",里面有一个工作簿"录取通知书",工作簿里面有三条数据记录,我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。
图一 第二步:准备模板 模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以Word文档为例。
下图是一个模板文件"Template",就是录取通知书的大致样子(大标题和序列号我就省了啊)。
图二 第三步:邮件合并 打开模板文件template.doc,从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏",完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。
图三 下面,step by step,follow me: 1.设置数据源 点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮(图三中第二个),选择"DataSource.xls"文件,单击打开,然后会再弹出一个"选择表格"的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿"录取通知书",直接点击确定,完成数据源设置。
2.插入数据域 这里,我以插入新生姓名为例。
2.a 将光标定位到要插入数据的地方(这里插入新生姓名,就放在文档开头"同学:"之前) 2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮(图三中第二个),在弹出的窗口中选择"姓名",然后单击"插入",如图: 2.c 单击关闭(MS Office这一点不知道是什么用意,不能一次插入多个域,插入完毕又不自动关闭弹出的窗口) 重复上述操作数次,依次插入其他元素(院系,专业,学制等)。
全部完成之后,模板是这个样子的(为强调哪些数据是动态插入的,我将插入的数据域都用红色表示): 3.查看合并数据 单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮(图三中"插入Word域"右边那个按钮),即可看到邮件合并之后的数据,工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。
第四步:完成合并 到此,邮件合并的工作就基本结束了,可以直接打印了,你可以选择"合并到新文档"(适用于只有几十上百条记录)来把这些信息输出到一个Doc文档里面,以后直接打印这个文档就可以了,也可以选择"合并到打印机"(适用于成百上千条记录),并不生成Doc文档,而是直接打印出来。
下面是合并到新文档之后,新文档的效果图: 两条记录之间的黑线是分页标记。
当然,如果打印成通知书还要调整版式,这个是排版的基本功,我只是演示怎么进行邮件合并,排版的咚咚我就不赘述了。
如何发送word邮件
word2007发送邮件的方法:1、用word2007发送电子邮件必须下载安装了outlook工具。
点击菜单栏上的【邮件】,在下面先新建一个电子邮箱用户,然后点击“选择收件人”上选择新建的用户,在点击后面菜单上的“完成并合并”按钮。
如图所示:2、之后会打开outbook软件。
打开而来outbook软件之后就跟qq邮箱的格式是一样的发送电子邮件可。
如图所示:
怎样用Word发邮件
一、创建收件人列表 假设包含信件内容的主文档已经准备好,现在打开它。
选择“工具/邮件合并”,出现“邮件合并帮助器”窗口,单击“创建”,选择“套用信函”,在下一个对话框中选择“活动窗口”。
现在又回到了“邮件合并帮助器” 窗口。
单击“获取数据”按钮,再选择“创建数据源”以定义收件人信息。
在“创建数据源”对话框中系统已经自动创建了许多域,我们还可以删除和添加域。
完成域名定义后,单击“确定”,输入该收件人列表的文件名,选择“保存”。
回到“邮件合并帮助器”窗口后,单击“编辑数据源”,在对话框中输入第一个收件人的各项数据。
单击“新增”接着输入下一个收件人信息,重复上述过程直至输入所有收件人的信息。
二、插入合并域 返回主文档界面之后,接下来的任务是将合并域(例如姓名或称呼等)插入到主文档的合适位置。
将插入光标移到域内容应当出现的位置,单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”,在下拉列表框选择合适的域,比如当光标所在的位置应当是你对收件人的称呼时,就选择域“称呼”。
重复上述过程直至加入了所有的域。
如果要查看合并后的效果,单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮,此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的邮件文本,利用“上一记录”、“下一记录”按钮可以改变所合并的收件人记录。
如果要作修改,单击“查看合并数据”按钮,修改间隔或位置,然后再检查合并后的效果。
三、执行合并操作 编辑好待合并的主文档后,选择“工具/邮件合并”,打开“邮件合并帮助器”对话框。
选择“合并”,从“合并到”列表框选择“新建文档”,选中“数据域为空时,不打印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在最终文档中,最后单击“合并”按钮就可以合并主文档和收件人列表。
合并结果将出现在屏幕上,写给各个收件人的邮件依次排列,此时最好再检查一下,然后打印或保存合并后的文档。
以后要再次执行合并时,只需打开主文档,然后选择“工具/邮件合并”,单击“合并”就可以了。
在退出Word时,会提示保存收件人列表文档,选择“是”,否则将丢失这个收件人列表数据。
四、利用Outlook的联系人信息 如果收件人信息已经在Outlook联系人列表中,把这些联系人信息拷贝到一个新的联系人文件夹就可以作为Word邮件合并中的收件人列表。
方法是,在Outlook中,选择“文件/新建/文件夹”为联系人列表创建一个新的文件夹,在“名称”框中输入新文件夹的名字(例如“客户联系”),从“文件夹包含”列表选择“联系人项”,然后选择一个文件夹的位置并单击“确定”,如果系统提示是否要建立工具条快捷方式,选择“否”。
(除非你认为确实有必要。
) 现在就可以把Outlook联系人列表中的数据拷贝到这个新的文件夹,步骤为:打开源文件夹,按住CTRL键选中多个联系人信息,保持CTRL键按下状态,将选中内容拖到目标文件夹“客户联系”。
要将这个新的文件夹设置为邮件地址簿,右击文件夹名字,选择“属性”,再选择“Outlook通讯簿”,选中“将该文件夹显示为电子邮件通讯簿”,单击“应用”,最后单击“确认”。
到此为止,Outlook中的收件人列表已经创建完毕。
在Word中打开主文档。
打开“邮件合并帮助器”,从对话框中选择“获取数据/使用通讯簿”,选择“客户联系”文件夹并单击“确定”。
接下来,就可以按照前面介绍的方法插入合并域、执行合并操作了。
应当注意的是,在指定“客户联系”文件夹作为邮件合并操作的收件人数据来源之后,如果以后在“客户联系”文件夹中增加或改动了联系人信息,这些改动并不会自动反映在合并操作中。
为解决这个问题,可以在Word中选择“工具/邮件合并”,单击“获取数据”,按照前面介绍的步骤再次定义数据的来源,此时,Word将重新读取文件夹的内容,新增加或改动的内容就会反映在后继的邮件合并操作中。
五、生成电子邮件 将邮件合并结果发送到Outlook中成为电子邮件。
在“邮件合并帮助器”对话框中选择“合并”,从“合并到”列表中选择“电子邮件”。
单击“设置”,在“含邮件/传真地址的数据域”中选择“电子邮件”。
在“邮件消息主题行”中,输入电子邮件的主题。
有必要的话,选中“以附件形式发送文档”。
返回“合并”对话框,单击“合并”就可以了。
新生成的邮件放在Outlook的发件箱。
在发出邮件之前,最好能随机检查一些邮件,以验证合并效果。
六、其他 如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源,当数据源中的收件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时,可以使用查询限定目标收件人。
方法是:在打开主文档后,选择“工具/邮件合并”菜单,单击“查询选项”按钮。
在“查询选项”对话框中选择查询域及其条件。
如果指定多行查询条件,各行之间根据实际情况用“与”或者“或”连接。
以后执行合并操作时,数据源中只有那些符合指定条件的数据才参与合并。
Word也可以从Excel读取收件人信息。
方法是:在“邮件合并帮助器”对话框中先选择“获取数据”,再选择“打开数据源...
WORD文档里邮件发送如何取消
单击快速访问工具栏上的发送至邮件收件人按钮,即可关闭,如图所示。
若快速访问工具栏上没有这一按钮,可以通过下面的设置调出。
1、单击窗口左上角的office按钮,在弹出的选项中单击右下方的Word选项按钮;2、弹出Word选项按钮,单击“自定义”,然后在“从下列位置选择命令”列表中,单击“所有命令”。
3、单击“发送至邮件收件人”,然后单击“添加”,然后确定。
4、这样快速工具栏就会出现“发送至邮件收件人”按钮,单击按钮可以关闭或打开邮件设置。
请问在WORD里面的“邮件合并”怎么做的?
“邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。
但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。
教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。
1. 用一页纸打印多个邮件 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。
造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”, 使下一个邮件被指定到另一页。
怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。
具体做法是利用Word的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内输入“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。
2. 一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。
如寄给家长的“学生成绩报告单”,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。
怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到“插入Word域”。
在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。
以“学生成绩报告单”为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中“插入Word域”,选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”,在出现的对话框中填入,单击“确定”按钮。
有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。
这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。
3. 共享各种数据源 邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外,可以利用的数据非常多,像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。
只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。
需要注意的是:在使用Excel工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。
这样可以使不同的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。
4. 筛选与排序 用邮件合并帮助器中的“查询选项”,可以筛选记录有选择地进行合并,也可以在合并的同时对记录进行某种排序。
工作时记住它们,可以提高你的办公效率。
此外,可供参考: http://www.52star.net/bd/Article.Asp?id=1886http://bbs.cfanclub.net/dispbbs.asp?boardID=5&ID=99171
怎样用word批量发邮件
1.首先将收件人整理在一个Excel文档里,要有名字及邮箱地址。
然后存在电脑桌面(可以存在任何文件夹,这里以电脑桌面为例)。
2.将要发的信息写在word里。
3.点击word工具栏里的邮件。
4.单击 -选择收件人,在下拉的菜单里有3个选择,选中间-使用现有列表。
5.在弹出的窗口中选中第一步建立的excel文档(这里是测试,可自己取名字)。
6.在接着弹出的窗口里显示了-测试-里的各种文件,这里的收件人是存在文档1里,所以选中文档1,按确定;7.接着,键入收件人名字/称谓,把鼠标光标移至要键入的地方,这里是-尊敬的-后面;8.单击-插入合并域-,下拉菜单会显示名字和邮箱地址,选中名字,结果如下图。
9.单击右上角的-完成并合并,下拉菜单选中最后一个-发送电子邮件。
10.在弹出的窗口中,点-收件人-那行的倒三角,下拉菜单选中邮箱地址;11.然后,在主题行键入主题,按确定,就可以了。
(按完确定,看着word文档,会发现-尊敬的-后面的名字,不断地变化,代表正在运行中)。
word中怎样出现邮件选项卡
前提:我只针对微软Office 2007以上的版本。
(一般来说,邮件的选项卡在默认里都已经显示出来了)右键单击Word“功能区”……打开“自定义功能区”……在“Word选项”卡中右上角“自定义功能区”下面“主选项卡”里面把“邮件”单击,出现“打勾“后, 点击右下角”确定“键,然后在Word”功能区“就能出现”邮件“选项了。
如果你需要添加更多的选项卡,那就在“Word选项”卡中右上角“自定义功能区”下面的下拉菜单中选择”所有选项卡“,然后添加你需要选项就可。
如有需要,可追问。
谢谢!