一、创建收件人列表
假设包含信件内容的主文档已经准备好,现在打开它。选择“工具/邮件合并”,出现“邮件合并帮助器”窗口,单击“创建”,选择“套用信函”,在下一个对话框中选择“活动窗口”。
现在又回到了“邮件合并帮助器” 窗口。单击“获取数据”按钮,再选择“创建数据源”以定义收件人信息。在“创建数据源”对话框中系统已经自动创建了许多域,我们还可以删除和添加域。完成域名定义后,单击“确定”,输入该收件人列表的文件名,选择“保存”。
回到“邮件合并帮助器”窗口后,单击“编辑数据源”,在对话框中输入第一个收件人的各项数据。单击“新增”接着输入下一个收件人信息,重复上述过程直至输入所有收件人的信息。
二、插入合并域
返回主文档界面之后,接下来的任务是将合并域(例如姓名或称呼等)插入到主文档的合适位置。将插入光标移到域内容应当出现的位置,单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”,在下拉列表框选择合适的域,比如当光标所在的位置应当是你对收件人的称呼时,就选择域“称呼”。重复上述过程直至加入了所有的域。
如果要查看合并后的效果,单击“邮件合并”工具条上的“查看合并数据”按钮,此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到邮件正文后的邮件文本,利用“上一记录”、“下一记录”按钮可以改变所合并的收件人记录。如果要作修改,单击“查看合并数据”按钮,修改间隔或位置,然后再检查合并后的效果。
三、执行合并操作
编辑好待合并的主文档后,选择“工具/邮件合并”,打开“邮件合并帮助器”对话框。
选择“合并”,从“合并到”列表框选择“新建文档”,选中“数据域为空时,不打印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在最终文档中,最后单击“合并”按钮就可以合并主文档和收件人列表。
合并结果将出现在屏幕上,写给各个收件人的邮件依次排列,此时最好再检查一下,然后打印或保存合并后的文档。
以后要再次执行合并时,只需打开主文档,然后选择“工具/邮件合并”,单击“合并”就可以了。在退出Word时,会提示保存收件人列表文档,选择“是”,否则将丢失这个收件人列表数据。
四、利用Outlook的联系人信息
如果收件人信息已经在Outlook联系人列表中,把这些联系人信息拷贝到一个新的联系人文件夹就可以作为Word邮件合并中的收件人列表。方法是,在Outlook中,选择“文件/新建/文件夹”为联系人列表创建一个新的文件夹,在“名称”框中输入新文件夹的名字(例如“客户联系”),从“文件夹包含”列表选择“联系人项”,然后选择一个文件夹的位置并单击“确定”,如果系统提示是否要建立工具条快捷方式,选择“否”。(除非你认为确实有必要。)
现在就可以把Outlook联系人列表中的数据拷贝到这个新的文件夹,步骤为:打开源文件夹,按住CTRL键选中多个联系人信息,保持CTRL键按下状态,将选中内容拖到目标文件夹“客户联系”。
要将这个新的文件夹设置为邮件地址簿,右击文件夹名字,选择“属性”,再选择“Outlook通讯簿”,选中“将该文件夹显示为电子邮件通讯簿”,单击“应用”,最后单击“确认”。
到此为止,Outlook中的收件人列表已经创建完毕。
在Word中打开主文档。打开“邮件合并帮助器”,从对话框中选择“获取数据/使用通讯簿”,选择“客户联系”文件夹并单击“确定”。接下来,就可以按照前面介绍的方法插入合并域、执行合并操作了。
应当注意的是,在指定“客户联系”文件夹作为邮件合并操作的收件人数据来源之后,如果以后在“客户联系”文件夹中增加或改动了联系人信息,这些改动并不会自动反映在合并操作中。为解决这个问题,可以在Word中选择“工具/邮件合并”,单击“获取数据”,按照前面介绍的步骤再次定义数据的来源,此时,Word将重新读取文件夹的内容,新增加或改动的内容就会反映在后继的邮件合并操作中。
五、生成电子邮件
将邮件合并结果发送到Outlook中成为电子邮件。在“邮件合并帮助器”对话框中选择“合并”,从“合并到”列表中选择“电子邮件”。单击“设置”,在“含邮件/传真地址的数据域”中选择“电子邮件”。
在“邮件消息主题行”中,输入电子邮件的主题。有必要的话,选中“以附件形式发送文档”。
返回“合并”对话框,单击“合并”就可以了。新生成的邮件放在Outlook的发件箱。在发出邮件之前,最好能随机检查一些邮件,以验证合并效果。
六、其他
如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源,当数据源中的收件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时,可以使用查询限定目标收件人。方法是:在打开主文档后,选择“工具/邮件合并”菜单,单击“查询选项”按钮。在“查询选项”对话框中选择查询域及其条件。如果指定多行查询条件,各行之间根据实际情况用“与”或者“或”连接。以后执行合并操作时,数据源中只有那些符合指定条件的数据才参与合并。
Word也可以从Excel读取收件人信息。方法是:在“邮件合并帮助器”对话框中先选择“获取数据”,再选择“打开数据源”,在“打开数据源”对话框中选择文件类型为Excel工作簿,选定Excel文件,单击“打开”按钮,在Excel对话框中选择“整张电子表格”或指定表格内的某个区域就可以了。
word中的邮件合并功能怎样做的?
1、首先在EXCEL里做出以”购书人姓名、书号、书名、单价、编号”为行标题的工作表,下面输入具体内容(假定5行),保存,关闭。
2、在排版好的WORD文档里,工具-信函与邮件-选‘邮件合并’和‘显示邮件合并工具栏’-信函-下一步-使用当前模板-下一步选取收件人-浏览-选择刚保存的EXCEL文件-打开-确定-全选-确定。
3、光标插入在“购书人姓名:”右边,点邮件合并工具栏上的‘插入合并域“按钮-插入合并域对话框中的域里选’购书人姓名‘-点插入-关闭,即在此位置插入《购书人姓名》;
4、依3步骤在相应位置依次插入《书号》、《书名》、《单价》、《编号》,点合并工具栏上的查看合并域数据,可查看插入的内容;
5、点插入合并域对话框右边的合并到打印机或合并到新文档,若合并到打印机,即自动打印出5页不同的通知单,若合并到新文档,则自动生成一个5页的新文档。
怎样用word邮件合并发送工资条
方法/步骤
制作excel 版工资条,编写时请童靴们注意几点;
(1)如果人数较多,建议直接设置[邮箱]一列;
(2)Excel制作工资条发放时,第一行尽量不使用合并单元格,否则会对后续步骤造成影响。
新建word,可以根据工资条的内容提前设置好word内容;
点击【邮件】-【开始邮件合并】-【邮件合并分布向导】,然后根据窗口右侧工作框,按照向导,逐步点击下一步。
选择收件人
进行【选择收件人】时,因为人数较多,之前设置了excel表,所以可以直接点击【浏览】,选取已经制作的表格。如果人数较少可以直接选择【键入新列表】,可以自己手动输入对方邮箱。然后再点击【下一步】。
根据提前设置的内容,插入相关域。
将鼠标移至所需插入位置,点击【其他项目】,选择对应的域。或直接点击菜单【插入合并域】,插入相应域。然后点击【下一步】。
预览邮件
预览信息是否有错。若没有问题点击【下一步】,若有数据对应错误,请返回【上一步】调整。注意:如果预览显示数字小数点较多位,可将原表格单元格格式选择文本格式。
发送邮件
点击【完成并合并】-【发送电子邮件】。根据跳出窗口收件人选项为邮箱,可自行编写邮件主题。发送记录选择为全部。注意word邮件默认用outlook邮箱发放。
如何使用word的邮件合并功能
步骤一:先建立两个文档
1一个Word 2013文件,下面简称主文档,内容为共有内容,比如未填写收发人的明信片等,一个Excel文件,下面简称数据源,内容为包括变化信息,如收件人、发件人、邮编等。
示例主文档是一个单位的收文签样式,数据源是收文具体内容,包括收文日期、来文机关、
步骤二、打开邮件工具栏
1Word 2013有专门的“邮件”选项卡,在Word2003及以下版本,可以通过"工具"、"信函和邮件"、"显示邮件合并工具栏",打开邮件合并工具栏。
步骤三、合并邮件
1打开数据源文件。依次选择:邮件选项卡、选择收件人、使用现有列表,打开数据源文件
2插入数据域。以插入收文日期为例,将光标定位到收文日期处,点击邮件选项卡中的“插入合并域”,然后选择“收文日期”即可。重复上述操作数次,依次插入其他需要的数据。
3完成合并工作。至此,邮件合并工作就基本完成了,如果需要打印,可依次选择:完成并合并、打印文档,然后可以选择打印全部内容、当前记录、从某条到某条进行打印。
Word中简述邮件合并的步骤
1、用户信息的准备。首先,需要利用Excel将制作名片所需要的信息以二维表格的形式全部输入其中。如图所示的原始用户信息统计表;
2、创建一个新Word文档,然后设计名片的版面,其中一种效果如图;
3、切换至“邮件”功能区,点击“开始邮件合并”下拉列表,从中选择“信函”项;
4、点击“选择收件人”下拉列表,从中选择“使用现有列表”项;
5、选择之前创建的用户信息表导入,并在弹出的窗口中选择数据所在“工作表”,并点击“确定”按钮;
6、然后选中要替换的词或将光标放置在放置信息的位置,点击“插入合并域”按钮,并从中选择相关的标题进行替换或插入;
7、接下来就是图片部分的插入操作:删除图片,将光标放置在图片位置,切换至“插入”功能区,点击“文档部件”下拉列表,从中选择“域”项;
8、在打开的“域”窗口中,选择“IncludePicture”项,勾选“水平大小”和“垂直大小”项,点击“确定”按钮;
9、按键盘上的“Alt+F9”进入域代码模式,然后在“IncludePicture”后面输入双引号,然后点击“插入合并域”->“照片”项。最后再次按“Alt+F9”返回正常模式;
10、最后点击“完成并合并”->“编辑单个文档”项,并在弹出的窗口中选择“全部”并点击“确定”即可完成批量名片制作过程。
扩展资料:
邮件合并:在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 。
应用领域:
1、批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。
2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。
3、批量打印请柬:同上2。
4、批量打印工资条:从电子表格调用数据。
5、批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。
6、批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。[
7、批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。
8、批量打印准考证、明信片、信封等个人报表。
总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来!
参考资料:邮件合并——百度百科
怎样使用word2007的邮件合并功能发送邮件
使用邮件合并功能发送邮件的步骤如下:
步骤一:设置电子邮件主文档
步骤二:启动 Word。
步骤三:在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件合并”。
步骤四:单击“电子邮件”。
步骤五:将电子邮件文档连接到地址列表
步骤六:要将信息合并到电子邮件主文档中,必须将文档连接到地址列表,它也称为数据源或数据文件。如果还没有数据文件,则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。
步骤七:选择数据文件
步骤八:在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,单击“选择收件人”,在下拉菜单中选择“从outlook联系人中选择....."
步骤九:会弹出outlook的联系人文件夹信息, 如下图显示我的联系人总数为1300个。
步骤十:点击”确定“后,会弹出所有的联系人列表:
步骤十一:调整收件人列表或项列表
步骤十二:要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集,必须学会活用”筛选“功能:
步骤十三:筛选记录 如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录,这种方法十分有用。筛选列表后,可以使用复选框包含和排除记录。
要筛选记录,请执行下列操作:
1)在“调整收件人列表”下,单击“筛选”。
2)在“筛选和排序”对话框的“筛选记录”选项卡上,选择要用于筛选的条件。
例如,如果要只为将公司名称中包含厦门的地址生成电子邮件,则可在“域”列表中单击“公司”,在“比较”列表中单击“包含”,然后在“比较对象”列表中单击“厦门”即可。
3)要进一步调整筛选,可单击“与”或“或”,并选择更多条件。
例如,要只为担任经理职务的朋友发送电子邮件,则可筛选“公司”域包含“厦门”并且“职务”域包含“经理”的记录。如下图所示:
步骤十四:将称为邮件合并域的占位符添加到电子邮件文档中
步骤十五:将电子邮件主文档连接到地址列表后,即可开始键入邮件的文本并添加占位符,这些占位符指明在每封邮件内显示唯一信息的位置。
步骤十六:占位符(如地址和问候语)称为“邮件合并”域。Word 中的域与所选数据文件中的列标题对应。
步骤十七:通过在电子邮件主文档中放置域,即表示您想让特定类别的信息(如姓名或地址)在该位置显示。
步骤十八:您可将数据文件中的任何列标题作为域添加到电子邮件主文档中。这为您设计电子邮件提供了灵活性。例如:
步骤十九:假定您要给每位朋友寄送抬头为其独特的尊称,则可以在邮件的称呼栏插入“昵称”域;(当然前提是在建立人脉资料库时这个字段针对每个人都填入个性化的昵称)
步骤二十:预览并完成合并
步骤二十一:在电子邮件主文档中添加域后,即可开始预览合并结果。如果对预览满意,则可完成合并。
步骤二十二:要进行预览,请在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中执行以下任一操作:
步骤二十三:单击“预览结果”。
步骤二十四:使用“预览结果”组中的“下一记录”和“上一记录”按钮逐页查看每封电子邮件。
步骤二十五:通过单击“查找收件人”来预览某个特定文档。
步骤二十六:完成合并发送电子邮件
1)在“邮件”选项卡上,单击“完成并合并”,然后单击“发送电子邮件”。
2)在“收件人”框中,选择用于存储收件人电子邮件地址的域的名称。
3)在“主题行”框中,键入邮件的主题行,比如,我写的是"道别!from:旅程无限"
4)在“邮件格式”框中,单击“HTML”或“纯文本”,将文档作为电子邮件正文发送,或单击“附件”,将文档作为附件发送。
步骤二十七:至此,用word2007的邮件合并功能发送个性化邮件即大功告成
如何使用WORD中的邮件合并功能
首先要有一份Word同学录,即需要进行邮件合并的对象。
再在贺卡的文档中,将光标移动到需要合并的位置,点击“邮件”。
再点击“开始邮件合并”,选择“信函”(此处选择信函,其他视情况而定)。
接着点击“选择收件人”-“使用现有列表”。
在弹出的窗口中点击选择步骤一的同学名录文件。
接着“编辑收件人列表”,点击“确定”。
再点击“插入合并域”,选择“姓名”。
你会发现想要进行邮件合并的那里出现一个灰色的《姓名》。
最后选择“完成并合并”-“编辑单个文档”,点击确定。
接着会自动弹出一个信函文档,这是表示已经完成邮件合并了。
怎样使用word2007的邮件合并功能发送邮件
我们在工作中经常会遇到批量打印信函的问题,比如:学期结束每个学校要给家长发一份“成绩通知书”;某学术团体开一次学术交流会,要邀请有关单位及专家学者参加会议,需要给每个单位和每个专家学者发一封“邀请函”;某单位召开一次表彰大会,要给每个受表彰的人员发一个“荣誉证书”;......等等,在实际工作中经常会遇到类似的问题,对于这样的事情,他们有一个共同的特点就是每个文档中大部分内容都是相同的,有一小部分发生变化。如果我们一个一个文档进行编辑打印,那么很费时费力,如果我们使用Word2007中的“邮件合并”功能来编辑打印这些文档,就非常方便。下面以制作《成绩通知书》为例来谈谈怎样使用Word2007的“邮件合并”功能实现信函的批量打印。 实现Word2007的邮件合并必须完成三项工作:一、建立数据源;二、建立主文档;三、邮件合并(即主文档与数据源的连接。 一、建立数据源: 一般用excel来建立数据源比较方便(在excel工作表中不能有表标题)。
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